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Come liberarsi della carta

L’implementazione della gestione elettronica dei documenti può davvero liberarti della carta?

Se hai intenzione di creare un archivio elettronico unificato documentale per la tua azienda, puoi fare uso delle”oasi” documentali che sono in grado di dare risposta a necessità specifiche.

Scegliendo una soluzione appropriata, saranno proprio queste “oasi” a creare il punto di distacco per il passaggio a una gestione documentale elettronica integrata.

Il passaggio seguente: la conservazione sostitutiva

I documenti contabili e fiscali dell’azienda rappresentano il costo maggiore di gestione documentale.  Per ridurre questo costo efficientemente, l’azienda può trovare più conveniente gestire in modo elettronico tutta la documentazione contabile e fiscale. L’innovazione sta nella conservazione sostitutiva – una direttiva completamente elettronica di gestione documentale, applicabile anche alla documentazione fiscale e contabile.

Esiste soltanto una semplice regola: Il documento elettronico deve seguire le norme della conservazione sostitutiva per poter sostituire la carta.

La conservazione sostitutiva è in grado di fornire un valore legale al documento elettronico se è firmato digitalmente. Il risultato si ottiene utilizzando un dispositivo di firma con un certificato digitale di sottoscrizione (per l’elenco dei soggetti autorizzati di accordare certificati vai a www.cnipa.gov.it).

Un sistema di gestione documenti efficace dovrebbe essere fornito di strumenti che permettono di firmare in modo digitale i documenti indirizzati alla conservazione sostitutiva.

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