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La dematerializzazione

20 dicembre 2010 1 commento

Il termine dematerializzazione si riferisce all’insieme di processi il cui fine ultimo è convertire un documento tradizionale o cartaceo (e la sua gestione ad esso correlata) in un documento digitale, avente pieno valore giuridico.

La parola dematerializzazione è nata negli anni 80 nei circoli finanziari, veniva usata per riferirsi ai titoli di credito. La parola è entrata nel lessico giuridico ma viene sempre più usata per parlare della gestione documentale, con riferimento alla natura digitale degli archivi che tradizionalmente venivano costituiti da documenti cartacei.

La dematerializzazione come concetto e anche come tecnica è stata spinta dalla società dell’informazione giacché si basa sull’information technology. Il suo primo vantaggio e l’incremento di efficienza più la riduzione dei costi.

Il fax elettronico

Il fax è uno standard di telecomunicazione che permette di inviare e ricevere immagini fisse che generalmente provengono della copia dei documenti. Dalla sua invenzione nel 1843 è stato utilizzato nella trasmissione dei documenti legali e di grande importanza.

Grazie all’innovazione tecnologica, oggi è possibile eliminare l’invio e la ricezione di documenti in forma cartacea, con la conseguente riduzione di tempi e di preoccupazione, cioè il fax elettronico.

I principali vantaggi sono:

  • Inviare e ricevere fax in tempo reale senza la necessità di trovarsi davanti al dispositivo, o in ufficio. Contando solo su un cellulare con accesso a internet si può accedere al servizio.
  • Protezione dei dati grazie alle più avanzate tecnologie di crittografia, di dati da accesso esterno e conferma di ricezione del messaggio.
  • Permette la ricezione e l’invio multiplo di fax allo steso modo che si fa con i documenti allegati in un mail.
  • Riduzione dei tempi necessari per la gestione dei documenti.
  • Risparmio nei costi; al risparmio significativo che presenta rispetto a una linea telefonica dedicata, si devono sommare i risparmi in carta e toner.
  • Ecologia, stampando solo i documenti di cui abbiamo bisogno in copia cartacea
  • I fax arrivano in uno stato arrivano qualitativamente migliori di prima,giacché non avranno più righe o parti illeggibili tipiche dei fax.
  • È un sistema ottimo per la gestione e archiviazione dei fax in formato elettronico.

Archivio recente VS archivio storico

Questi archivi sono i due tipi con cui si lavora nella gestione documentale, la loro finalità e quindi la loro gestione deve essere fatta in modo diverso.

Il primo tipo può essere definito generalmente come composto da quei documenti su cui si sta lavorando, che si consultano con frequenza, che sono stati introdotti nel sistema di gestione documentale dall’inizio e che sono sempre aggiornati.

L’archivio storico è invece composto da tutti i documenti su cui conta l’azienda dalla sua fondazione. È composto da fatture, documenti legali, pagamento di tasse, buste paga dei dipendenti…

Questi due archivi sono diversi e non devono essere trattati come uno stesso progetto, quello che serve per uno non è necessariamente adeguato anche per l’altro.

L’archivio recente, chiamato anche vivo, si consulta continuamente, si aggiorna e cresce. La finalità principale della gestione documentale dell’archivio recente è facilitare la manipolazione dei documenti, apportando agilità nella distribuzione ad altri, per inviare per posta, stampare o copiare documenti e garantisce inoltre che solo le persone autorizzate possano accedere all’informazione.

Invece, la finalità principale di digitalizzare un archivio storico è liberare lo spazio.

È utile conservare ordinati i due tipi di archivio perché non si sa mai quando dovranno essere consultati!

 

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