Tipi di documenti da considerare

Nuovi contratti: documenti Word, PDF o simili che richiedono certificati digitali. Tutti i nuovi contratti devono essere firmati con la firma digitale e aggiungerli al nostro archivio invece di essere firmati su carta e dopo scannerizzati.

Contratti vecchi: documenti cartacei firmati manualmente. Si raccomanda di scannerizzare il documento e conservare la copia elettronica con la nuova firma digitale.

Fatture emesse: si devono sostituire con la copia digitale con il conseguente risparmio di spazio che ne risulterà.

Fatture ricevute: è possibile liberarsi anche di questi documenti grazie al sistema di digitalizzazione certificata di fatture. La digitalizzazione di questo tipo di documenti sarà specialmente utile per le aziende che conservano grandi volumi di fatture accumulati nel corso degli anni.

Altri documenti non formali: in molte aziende i documenti che si utilizzano nell’attività giornaliera non hanno valore legale, almeno nel suo concetto di originali. Fax, fotocopie, posta elettronica, documenti Word o PDF senza firma digitale etc.. Tutti questi documenti si possono digitalizzare e distruggere l’equivalente cartaceo. Quelli che già sono elettronici non devono essere stampati per dopo essere scannerizzati, sembra ovvio ma molte volte si stampano i documenti per conservarli in una cartellina per un’ingiustificata mancanza di fiducia nei computer. Tutti questi documenti devono essere direttamente archiviati attraverso il programma di gestione documentale dei documenti elettronici.

La gestione documentale si è evoluta nel corso degli anni permettendo adesso la conservazione e gestione di tutti tipi di documenti, qualunque sia il loro valore legale o non legale.

Firma elettronica: documenti sicuri e integri

Le principali caratteristiche che possiede la firma elettronica sono: integrità, autenticità e confidenzialità.

Qual è la prima cosa che si vuole sapere nell’aprire un documento archiviato da giorni, settimane e anni?

Ovviamente vogliamo sapere che non sia stato modificato, che il documento sia l’originale e non una versione in cui si sono stati modificate informazioni come cifre, date o il nome di una persona. Vogliamo sapere che nessuno abbia modificato il documento nel tempo trascorso, sia breve o lungo, dalla sua creazione e archiviazione. Cioè, il programma di gestione documentale deve garantire l’integrità dell’informazione contenuta nel documento, e questo avviene attraverso la firma elettronica o digitale.

Quando firmiamo un documento utilizzando un certificato digitale, il processo di firma crea un secondo documento che contiene l’informazione della persona che firma (quella contenuta nel suo certificato) e del documento (un piccolo riassunto codificato). Questo documento ausiliare si deve salvare insieme al documento firmato, tra l’altro alcuni sistemi di firma li uniscono per creare un nuovo file con le due parti. L’importante è che quando più in avanti consulteremo il documento, all’aprirlo, il processo di apertura comparerà l’informazione contenuta nel file ausiliario con un nuovo riassunto del documento principale essendo capace di assicurarci che questo non è stato modificato in alcun modo.

L’integrità è la prima caratteristica da menzionare giacché è la più importante tra tutte le necessità di sicurezza.

Gestione documentale: segnali d’allarme

Errori comuni nell’implementare un software di gestione documentale

A nessuno piace che le installazioni falliscano dopo aver investito una somma di denaro e perdere giorni imparando a utilizzare il nuovo sistema: a volte può capitare che l’azienda si trovi con un programma che nessuno utilizza e che nessuno vuole utilizzare.

Questo rappresenta anche un problema per le aziende che vendono i programmi, giacché l’azienda che sviluppa, vende e installa un programma non vuole che la sua installazione fallisca. Danno molto lavoro, una cattiva immagine e non generano profitti.

Però, nonostante il fallimento delle installazioni non piaccia a nessuno, di fatto a volte l’implementazione di programmi di gestione documentale fallisce. Quindi la domanda è: si può evitare? Anche se non si tratta di una scienza esatta, ci sono segnali abbastanza chiari per aiutare tanto i distributori quanto i clienti:

1. Le aziende invase dai documenti cartacei senza alcun ordine: quando un ufficio si trova pieno di documenti cartacei è molto difficile cambiare il modo di lavorare. Il capo e tutti quelli che si trovano li devono essere totalmente coinvolti nell’attività di archiviare elettronicamente tutti i documenti. È ovvio che questi tipi di aziende hanno bisogno di un programma di gestione documentale, ma saranno pronti per scannerizzare e archiviare i documenti elettronici quando non sono capaci d’immagazzinare correttamente quelli cartacei?
2. Le persone che hanno la cartella di posta in arrivo piena di e-mail non lette e che comunemente si giustificano dicendo che non hanno tempo di leggere la posta elettronica: se non hanno tempo per ordinare la posta come ne troveranno per ordinare tutti i documenti?
3. Programmi troppo complessi per le necessità dell’azienda. Non ha senso implementare un programma di cui si utilizza solo il 5% delle sue funzioni. Esistono aziende che forniscono anche soluzioni su misura, la miglior soluzione per implementare una gestione documentale utile e creata appositamente secondo specifiche necessità.

Nuovo codice di gestione documentale elettronica per l’amministrazione pubblica

Dal 22 dicembre 2010, l’amministrazione pubblica italiana è diventata digitale grazie al CAD (Codice Amministrativo Digitale).

La gestione documentale è stata implementata da molte aziende nell’ultimo periodo e questa realtà ha ormai raggiunto anche le amministrazioni pubbliche affinché possano offrire servizio migliore ai cittadini e ridurre i costi.

L’amministrazione pubblica italiana si trasformerà in digitale entro tre anni giacché l’obbligo è stato marcato in un decreto legislativo.

La posta elettronica certificata verrà attivata entro tre mesi, l’individuazione di un ufficio responsabile della’attività ITC sarà entro i quattro mesi e la piena validità alle copie digitali dei documenti cartacei nei prossimi 12 messi.