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Gestione documentale: segnali d’allarme

Errori comuni nell’implementare un software di gestione documentale

A nessuno piace che le installazioni falliscano dopo aver investito una somma di denaro e perdere giorni imparando a utilizzare il nuovo sistema: a volte può capitare che l’azienda si trovi con un programma che nessuno utilizza e che nessuno vuole utilizzare.

Questo rappresenta anche un problema per le aziende che vendono i programmi, giacché l’azienda che sviluppa, vende e installa un programma non vuole che la sua installazione fallisca. Danno molto lavoro, una cattiva immagine e non generano profitti.

Però, nonostante il fallimento delle installazioni non piaccia a nessuno, di fatto a volte l’implementazione di programmi di gestione documentale fallisce. Quindi la domanda è: si può evitare? Anche se non si tratta di una scienza esatta, ci sono segnali abbastanza chiari per aiutare tanto i distributori quanto i clienti:

  1. Le aziende invase dai documenti cartacei senza alcun ordine: quando un ufficio si trova pieno di documenti cartacei è molto difficile cambiare il modo di lavorare. Il capo e tutti quelli che si trovano li devono essere totalmente coinvolti nell’attività di archiviare elettronicamente tutti i documenti. È ovvio che questi tipi di aziende hanno bisogno di un programma di gestione documentale, ma saranno pronti per scannerizzare e archiviare i documenti elettronici quando non sono capaci d’immagazzinare correttamente quelli cartacei?
  2. Le persone che hanno la cartella di posta in arrivo piena di e-mail non lette e che comunemente si giustificano dicendo che non hanno tempo di leggere la posta elettronica: se non hanno tempo per ordinare la posta come ne troveranno per ordinare tutti i documenti?
  3. Programmi troppo complessi per le necessità dell’azienda. Non ha senso implementare un programma di cui si utilizza solo il 5% delle sue funzioni. Esistono aziende che forniscono anche soluzioni su misura, la miglior soluzione per implementare una gestione documentale utile e creata appositamente secondo specifiche necessità.
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