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Tipi di documenti da considerare

Nuovi contratti: documenti Word, PDF o simili che richiedono certificati digitali. Tutti i nuovi contratti devono essere firmati con la firma digitale e aggiungerli al nostro archivio invece di essere firmati su carta e dopo scannerizzati.

Contratti vecchi: documenti cartacei firmati manualmente. Si raccomanda di scannerizzare il documento e conservare la copia elettronica con la nuova firma digitale.

Fatture emesse: si devono sostituire con la copia digitale con il conseguente risparmio di spazio che ne risulterà.

Fatture ricevute: è possibile liberarsi anche di questi documenti grazie al sistema di digitalizzazione certificata di fatture. La digitalizzazione di questo tipo di documenti sarà specialmente utile per le aziende che conservano grandi volumi di fatture accumulati nel corso degli anni.

Altri documenti non formali: in molte aziende i documenti che si utilizzano nell’attività giornaliera non hanno valore legale, almeno nel suo concetto di originali. Fax, fotocopie, posta elettronica, documenti Word o PDF senza firma digitale etc.. Tutti questi documenti si possono digitalizzare e distruggere l’equivalente cartaceo. Quelli che già sono elettronici non devono essere stampati per dopo essere scannerizzati, sembra ovvio ma molte volte si stampano i documenti per conservarli in una cartellina per un’ingiustificata mancanza di fiducia nei computer. Tutti questi documenti devono essere direttamente archiviati attraverso il programma di gestione documentale dei documenti elettronici.

La gestione documentale si è evoluta nel corso degli anni permettendo adesso la conservazione e gestione di tutti tipi di documenti, qualunque sia il loro valore legale o non legale.

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  1. Non c'è ancora nessun commento.
  1. 2 febbraio 2011 alle 7:59 PM

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