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Fotocopiare, il gran nemico della gestione documentale

28 febbraio 2011 1 commento

Prima di tutto c’è bisogno di distinguere tra la gestione dei documenti cartacei e la gestione di archivi elettronici. Il primo problema nell’evoluzione del percorso per implementare un sistema di gestione documentale è liberarsi dei documenti cartacei. Questo primo passo è abbastanza semplice, basta avere uno scanner per convertire tutti i documenti in file PDF, Word o Excel, cosicché tutti i documenti cartacei vengono eliminati.

Il passo seguente, una volta fatto questo, è generare il minor numero di documenti possibili, e per far ciò c’è bisogno di un buon monitor e di un programma che permetta di convertire i documenti in PDF.

Dopo questi compiti iniziali siamo pronti a gestire tutti i documenti elettronici, per cui c’è bisogno d’implementare un buon programma di gestione documentale.

Segnaliamo la fotocopia come uno dei principali nemici a causa del motivo per cui ogni fotocopia si fa solo quando è necessaria. Invece, scannerizzando il documento lo si potrà inviare in formato digitale e per di più stamparlo tutte le volte che se ne senta l’esigenza. Fotocopiare aumenta il numero di documenti cartacei, non lo riduce!

 

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La gestione documentale richiede un’ottima organizzazione dei documenti

Uno dei punti fondamentali al momento di implementare un sistema di gestione documentale è la creazione dell’albero di cartelle iniziale, che stabilirà i criteri secondo cui si classificheranno tutti i documenti.

Per aiutare tutti i dipendenti nell’organizzazione della gestione documentale, la migliore scelta è elaborare un protocollo di archiviazione dei documenti, al fine di evitare la perdita di documenti e server pieni di documenti disordinati.

Una serie di consigli pratici:

  1. Disegnare la strategia basica prima di crearla: non importa se si fa a mano o con un programma come Excel, l’importante è farlo prima e rivederla varie volte.
  2. Non permettere che tutti i dipendenti creino le cartelle, è una regola di base per evitare il caos; solo alcune persone devono essere autorizzate a creare le cartelle, almeno al livello base.
  3. Creare poche cartelle in ogni ramo, specialmente nella cartella root. Se il numero di sottocartelle di un ramo è molto elevato è opportuno controllarle e dividerle in due o tre gruppi. È difficile localizzare un nome in una lista di 20 o 30 cartelle.
  4. Utilizzare nomi lunghi e descrittivi, così sia i processi di ricerca che quelli di archiviazione saranno molto più semplici.
  5. Evitare i nomi generici come documenti, programmi, sicurezza, etc. Essi infatti non aiutano a tenere tutto in ordine, specialmente per le persone che non hanno creato le cartelle.
  6. Coerenza, simmetria e criterio: non salvare diverse copie dello stesso documento in diverse cartelle giacché è solo fonte di disordine. Nel caso si debbano archiviare nuove versioni dello stesso documento nominarle, ad esempio, come versione 1, 2000, versione 2 2001…
  7. Approfittare dell’esistenza di livelli per ridurre la lunghezza dei nomi. Ad esempio: programmi personali, nome di ogni programma, manuali tecnici, installazione.

Ci sono tanti altri importanti consigli che a volte sia per la mancanza di tempo sia per la mancanza di regole non vengono seguiti nonostante appaiano evidenti, per cui è necessario prestare molta attenzione al processo di archiviazione e tenere sempre presente il protocollo di organizzazione dei documenti.

 

Le cinque parti di un progetto di gestione documentale

14 febbraio 2011 1 commento

Un progetto di gestione documentale non consiste semplicemente nella scansione di documenti per liberare spazio fisico, è molto più di questo. I moduli che può integrare un progetto di gestione documentale sono: scansione di documenti, OCR (riconoscimento di testo), software di gestione documentale, sistema di copie di sicurezza, distruzione certificata dei documenti.

Non tutte le aziende hanno bisogno di implementare le cinque parti giacché dipende dal volume di documenti e dai requisiti di sicurezza.

Scansione dei documenti: è la parte più evidente, convertire i documenti cartacei in archivi informatici che vengono salvati nel computer. E’ senza dubbi il primo passo e anche l’unico per uffici con pochi documenti e pochi utenti.

Riconoscimento del testo: il riconoscimento ottico di caratteri è conosciuto in inglese come OCR ed è un processo che converte un’immagine in un documento di testo, modificabile, attraverso un’analisi molto complessa della tipologia dell’immagine. Il principale vantaggio di salvare i documenti come testo invece che come immagine è che si può effettuare una ricerca in base al contenuto (parole incluse nel testo). Se il volume di documenti da scannerizzare è molto grande si possono utilizzare programmi per il riconoscimento di fatture, informazioni…

Software di gestione documentale: è la parte fondamentale, un programma che permette di immagazzinare milioni di documenti in modo rapido e semplice, permettendo la localizzazione di qualsiasi documento attraverso criteri multipli e in modo quasi istantaneo. Apporta anche misure di sicurezza controllando l’accesso ai documenti e centralizzando tutta l’informazione.

Sistemi di copie di sicurezza: quando il volume di informazioni immagazzinate in formato elettronico è molto elevata, l’implementazione di un sistema automatizzato di copie di sicurezza si converte in una priorità. Esistono molti programmi di questo tipo ma noi raccomandiamo quelli che realizzano una copia remota, codificata in un server esterno per poter così proteggere i documenti dai problemi che commentavamo nel post precedente “La gestione documentale aumenta la sicurezza dell’informazione

Distruzione certificata della documentazione: se l’informazione contenuta nei documenti scannerizzati ha un livello di sicurezza molto alto, l’ultima fase del progetto deve terminare con la distruzione dei documenti cartacei; per questo servizio esistono anche aziende specializzate che garantiscono per iscritto la distruzione dei documenti.

 

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La gestione documentale aumenta la sicurezza dell’informazione

I motivi per cui un’azienda può decidere di implementare un sistema di gestione documentale sono molti, e generalmente si relazionano con il risparmio di spazio (da metri quadri pieni di carta a un piccolo hard disk nel server), o la miglior gestione dei documenti (classificarli efficacemente e sapere sempre dove localizzarli). Oggi ci soffermeremo sulla sicurezza dell’informazione.

I programmi di gestione documentale sono molto più sicuri degli archivi di documenti cartacei. La gente ha paura di affidare tutti i suoi documenti importanti a un computer per il rischio di virus, la possibilità che si rompa, che acceda ad essi qualche persona indesiderata, ecc. Ma vediamo i rischi che si possono correre e che possono coinvolgere i documenti e le aziende.

Fuoco: la possibilità è molto bassa ma il danno potenziale è la perdita di tutti i documenti. Le misure che si possono adottare sono nulle giacché nonostante l’installazione di rilevatori di fumo o estintori non si potrà evitare il danno; l’unica soluzione è avere un duplicato di tutti i documenti. Per un’azienda che ha tutti i documenti cartacei è impossibile avere un duplicato, invece un’azienda con un programma di gestione documentale avrà tutti i documenti salvati in un unico server che ogni sera automaticamente farà una copia di sicurezza in un disco esterno.

Allagamento: non riferito a un’inondazione totale ma a una possibile perdita, questo problema è più frequente e allo stesso modo che nel caso del fuoco si possono perdere i documenti cartacei o immagazzinati in un computer; la possibilità di avere una copia nel primo caso è impossibile ma nel secondo è molto semplice e automatico se i documenti sono gestiti da un programma di gestione documentale.

Furto dei documenti o computer: quest’ipotesi è più possibile, i ladri possono rubare i computer e anche gli hard disk che contengono l’informazione. Le misure che si possono applicare nel caso dei documenti elettronici sono molto superiori. La protezione dei documenti uno a uno è complicata giacché una password li può proteggere da un utente normale ma non da un hacker professionale, l’unico modo quindi è firmare i documenti elettronicamente e personalizzare il livello di protezione.

Perdita: questo problema è meno dannoso di un incendio ma molto più importante data la frequenza con cui può accadere. I documenti si possono perdere molto facilmente non solo per strada o dimenticandoli in un taxi, ma anche dentro il proprio ufficio. I programmi di gestione documentale risolvono totalmente questo problema. Introducendo una parola chiave nel titolo, descrizione o cartella, il documento appare immediatamente.