Home > Varie > La gestione documentale aumenta la sicurezza dell’informazione

La gestione documentale aumenta la sicurezza dell’informazione

I motivi per cui un’azienda può decidere di implementare un sistema di gestione documentale sono molti, e generalmente si relazionano con il risparmio di spazio (da metri quadri pieni di carta a un piccolo hard disk nel server), o la miglior gestione dei documenti (classificarli efficacemente e sapere sempre dove localizzarli). Oggi ci soffermeremo sulla sicurezza dell’informazione.

I programmi di gestione documentale sono molto più sicuri degli archivi di documenti cartacei. La gente ha paura di affidare tutti i suoi documenti importanti a un computer per il rischio di virus, la possibilità che si rompa, che acceda ad essi qualche persona indesiderata, ecc. Ma vediamo i rischi che si possono correre e che possono coinvolgere i documenti e le aziende.

Fuoco: la possibilità è molto bassa ma il danno potenziale è la perdita di tutti i documenti. Le misure che si possono adottare sono nulle giacché nonostante l’installazione di rilevatori di fumo o estintori non si potrà evitare il danno; l’unica soluzione è avere un duplicato di tutti i documenti. Per un’azienda che ha tutti i documenti cartacei è impossibile avere un duplicato, invece un’azienda con un programma di gestione documentale avrà tutti i documenti salvati in un unico server che ogni sera automaticamente farà una copia di sicurezza in un disco esterno.

Allagamento: non riferito a un’inondazione totale ma a una possibile perdita, questo problema è più frequente e allo stesso modo che nel caso del fuoco si possono perdere i documenti cartacei o immagazzinati in un computer; la possibilità di avere una copia nel primo caso è impossibile ma nel secondo è molto semplice e automatico se i documenti sono gestiti da un programma di gestione documentale.

Furto dei documenti o computer: quest’ipotesi è più possibile, i ladri possono rubare i computer e anche gli hard disk che contengono l’informazione. Le misure che si possono applicare nel caso dei documenti elettronici sono molto superiori. La protezione dei documenti uno a uno è complicata giacché una password li può proteggere da un utente normale ma non da un hacker professionale, l’unico modo quindi è firmare i documenti elettronicamente e personalizzare il livello di protezione.

Perdita: questo problema è meno dannoso di un incendio ma molto più importante data la frequenza con cui può accadere. I documenti si possono perdere molto facilmente non solo per strada o dimenticandoli in un taxi, ma anche dentro il proprio ufficio. I programmi di gestione documentale risolvono totalmente questo problema. Introducendo una parola chiave nel titolo, descrizione o cartella, il documento appare immediatamente.

 

Annunci

Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione / Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione / Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione / Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione / Modifica )

Connessione a %s...

%d blogger hanno fatto clic su Mi Piace per questo: