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Le cinque parti di un progetto di gestione documentale

Un progetto di gestione documentale non consiste semplicemente nella scansione di documenti per liberare spazio fisico, è molto più di questo. I moduli che può integrare un progetto di gestione documentale sono: scansione di documenti, OCR (riconoscimento di testo), software di gestione documentale, sistema di copie di sicurezza, distruzione certificata dei documenti.

Non tutte le aziende hanno bisogno di implementare le cinque parti giacché dipende dal volume di documenti e dai requisiti di sicurezza.

Scansione dei documenti: è la parte più evidente, convertire i documenti cartacei in archivi informatici che vengono salvati nel computer. E’ senza dubbi il primo passo e anche l’unico per uffici con pochi documenti e pochi utenti.

Riconoscimento del testo: il riconoscimento ottico di caratteri è conosciuto in inglese come OCR ed è un processo che converte un’immagine in un documento di testo, modificabile, attraverso un’analisi molto complessa della tipologia dell’immagine. Il principale vantaggio di salvare i documenti come testo invece che come immagine è che si può effettuare una ricerca in base al contenuto (parole incluse nel testo). Se il volume di documenti da scannerizzare è molto grande si possono utilizzare programmi per il riconoscimento di fatture, informazioni…

Software di gestione documentale: è la parte fondamentale, un programma che permette di immagazzinare milioni di documenti in modo rapido e semplice, permettendo la localizzazione di qualsiasi documento attraverso criteri multipli e in modo quasi istantaneo. Apporta anche misure di sicurezza controllando l’accesso ai documenti e centralizzando tutta l’informazione.

Sistemi di copie di sicurezza: quando il volume di informazioni immagazzinate in formato elettronico è molto elevata, l’implementazione di un sistema automatizzato di copie di sicurezza si converte in una priorità. Esistono molti programmi di questo tipo ma noi raccomandiamo quelli che realizzano una copia remota, codificata in un server esterno per poter così proteggere i documenti dai problemi che commentavamo nel post precedente “La gestione documentale aumenta la sicurezza dell’informazione

Distruzione certificata della documentazione: se l’informazione contenuta nei documenti scannerizzati ha un livello di sicurezza molto alto, l’ultima fase del progetto deve terminare con la distruzione dei documenti cartacei; per questo servizio esistono anche aziende specializzate che garantiscono per iscritto la distruzione dei documenti.

 

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  1. Non c'è ancora nessun commento.
  1. 22 febbraio 2011 alle 12:59 AM

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