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La gestione documentale richiede un’ottima organizzazione dei documenti

Uno dei punti fondamentali al momento di implementare un sistema di gestione documentale è la creazione dell’albero di cartelle iniziale, che stabilirà i criteri secondo cui si classificheranno tutti i documenti.

Per aiutare tutti i dipendenti nell’organizzazione della gestione documentale, la migliore scelta è elaborare un protocollo di archiviazione dei documenti, al fine di evitare la perdita di documenti e server pieni di documenti disordinati.

Una serie di consigli pratici:

  1. Disegnare la strategia basica prima di crearla: non importa se si fa a mano o con un programma come Excel, l’importante è farlo prima e rivederla varie volte.
  2. Non permettere che tutti i dipendenti creino le cartelle, è una regola di base per evitare il caos; solo alcune persone devono essere autorizzate a creare le cartelle, almeno al livello base.
  3. Creare poche cartelle in ogni ramo, specialmente nella cartella root. Se il numero di sottocartelle di un ramo è molto elevato è opportuno controllarle e dividerle in due o tre gruppi. È difficile localizzare un nome in una lista di 20 o 30 cartelle.
  4. Utilizzare nomi lunghi e descrittivi, così sia i processi di ricerca che quelli di archiviazione saranno molto più semplici.
  5. Evitare i nomi generici come documenti, programmi, sicurezza, etc. Essi infatti non aiutano a tenere tutto in ordine, specialmente per le persone che non hanno creato le cartelle.
  6. Coerenza, simmetria e criterio: non salvare diverse copie dello stesso documento in diverse cartelle giacché è solo fonte di disordine. Nel caso si debbano archiviare nuove versioni dello stesso documento nominarle, ad esempio, come versione 1, 2000, versione 2 2001…
  7. Approfittare dell’esistenza di livelli per ridurre la lunghezza dei nomi. Ad esempio: programmi personali, nome di ogni programma, manuali tecnici, installazione.

Ci sono tanti altri importanti consigli che a volte sia per la mancanza di tempo sia per la mancanza di regole non vengono seguiti nonostante appaiano evidenti, per cui è necessario prestare molta attenzione al processo di archiviazione e tenere sempre presente il protocollo di organizzazione dei documenti.

 

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