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Fotocopiare, il gran nemico della gestione documentale

Prima di tutto c’è bisogno di distinguere tra la gestione dei documenti cartacei e la gestione di archivi elettronici. Il primo problema nell’evoluzione del percorso per implementare un sistema di gestione documentale è liberarsi dei documenti cartacei. Questo primo passo è abbastanza semplice, basta avere uno scanner per convertire tutti i documenti in file PDF, Word o Excel, cosicché tutti i documenti cartacei vengono eliminati.

Il passo seguente, una volta fatto questo, è generare il minor numero di documenti possibili, e per far ciò c’è bisogno di un buon monitor e di un programma che permetta di convertire i documenti in PDF.

Dopo questi compiti iniziali siamo pronti a gestire tutti i documenti elettronici, per cui c’è bisogno d’implementare un buon programma di gestione documentale.

Segnaliamo la fotocopia come uno dei principali nemici a causa del motivo per cui ogni fotocopia si fa solo quando è necessaria. Invece, scannerizzando il documento lo si potrà inviare in formato digitale e per di più stamparlo tutte le volte che se ne senta l’esigenza. Fotocopiare aumenta il numero di documenti cartacei, non lo riduce!

 

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