Archivio

Archive for marzo 2011

Il costo della firma manuale per le aziende

Quasi nessun esecutivo si ferma a pensare al costo che suppone firmare un documento di proprio pugno per l’azienda per cui lavora. Tanto nelle grandi come nelle piccole aziende centinaia di documenti vengono firmati ogni giorno dato che è un processo fondamentale nel funzionamento delle organizzazioni. È la forma attraverso cui si autorizzano, approvano o convalidano i documenti o gli accordi.

Documenti della direzione, documenti che richiedono sicurezza, documenti dal personale, contratti, ordini di lavoro, report, corrispondenza esterna, preventivi, proposte di vendita, solleciti e tramiti con il Ministero delle finanze, pagamento di tasse e fatture in generale, sono alcuni dei documenti che richiedono una firma per essere considerati legittimi.

Firmare documenti manualmente costa, e costa più da quanto la gente possa immaginare. I documenti firmati a mano devono prima essere stampati e successivamente scannerizzati per essere archiviati in formato digitale, a volte devono anche essere inviati per posta quando il destinatario non si trova nella stessa area geografica, devono essere archiviati in archivi cartacei se c’è la necessità di conservare il documento originale, e tutte queste operazioni hanno un costo, non solo di denaro ma anche di tempo.

I costi sono ovvi: toner per la stampante, carta, messaggistica tradizionale… ma ci sono anche altri costi meno ovvi come il costo del software delle stampanti, il mantenimento di questi dispositivi, mantenimento di rete, costo derivato dallo spazio fisico che non può essere utilizzato per altre finalità e il costo derivato dalla possibile perdita di documentazione.

Le cifre sono facili da calcolare, approssimativamente, la stampa di una pagina cartacea ha un costo di 0,02 €, dopodiché c’è solo bisogno di moltiplicare per il numero di documenti che sono stampati quotidianamente nella propria azienda.

È stimato che la quantità che spendono le aziende nella gestione dei documenti cartacei  va dal 3 al 4% della sua fatturazione annuale! Se ancora non ha un sistema di gestione documentale implementato deve sapere che sta perdendo denaro, e tra poco la gestione documentale e la firma digitale smetteranno di essere una miglior soluzione e diventeranno una necessità.

Annunci

Firma digitale in Europa nel 2011

L’Unione Europea nel suo arduo tentativo di potenziare un’Europa più moderna ha incluso la firma digitale come uno dei suoi obiettivi per far diventare l’Unione non solo più moderna ma anche più digitale. Per far ciò sono necessarie certe garanzie che richiedono un importante investimento in sicurezza.

La firma digitale è uno degli elementi principali per garantire l’autentificazione dei documenti legali e comunitari, per cui dal 1999 è stato creato un framework legale per la regolazione e utilizzo dei sistemi di e-Signature in Europa.

Tra il 1999 e il 2004 sono stati portati avanti tanti progressi significativi che si sono materializzati in un framework europeo di standardizzazione, che includeva l’European Electronic Signature Standardisation Initiative e altri 30 pre-standard che apportavano un’idea di quelli che sarebbero i requisiti richiesti ai sistemi di firma digitale.

Da questa data si sono state anche accettate normative comuni sulla protezione di dati e la interoperabilità, ma mancava ancora tanto per arrivare al quadro comune per cui nel 2008 è stato creato il Piano di Azione su la Firma Elettronica e la Identificazione Elettronica (e-signature & eID Action Plan 2009-2010).

Questo piano ha incluso pratiche comuni di supervisione di meccanismi di certificazione elettronica e guide per gli utenti, tra tanti altri progressi. Si deve anche segnalare l’importanza dell’elaborazione di una lista di prodotti certificati e affidabili per ogni Paese conosciuta come Trusted List.

Ancora non è stato stabilito un conteggio dei numeri di documenti nazionali elettronici che ci sono in Europa né quante firme elettroniche autorizzate ci sono, ma si sa che l’incremento dell’uso dei servizi di tramiti nelle Amministrazioni Pubblici e nell’e-commerce non fanno altro che aumentare costantemente.

Eurostat

Scopri di più sulla gestione documentale

Gestione documentale e sicurezza parte 2

Questo articolo completa il primo, dal titolo “La gestione documentale aumenta la sicurezza dell’informazione”, in cui dicevamo che un programma di gestione documentale è molto più sicuro che un archivio di documenti cartacei.

Un archivio elettronico è molto più conservabile di uno cartaceo giacché gli strumenti informatici permettono di clonarlo tutte le volte che si desidera. Questo è specialmente utile per proteggerlo dalle tante situazioni a rischio che menzionavamo nel primo post.

Ci sono altri pericoli meno dannosi ma ugualmente importanti o probabilmente di più giacché sono più frequenti. Questi problemi possono essere classificate in due gruppi diversi: manipolazioni senza permesso e problemi informatici. Le manipolazioni senza permesso possono consistere nella copia, alterazione o cancellazione di uno o vari documenti. I problemi informatici possono essere virus, avarie del hardware, problemi con il software ed intrusione di personale estraneo.
Le manipolazioni senza permesso sono difficili di evitare in un archivio cartaceo perche è o tutto o niente, è molto difficile sapere se un documento archiviato e conservato sotto chiave, insieme a tanti altri, è stato modificato. Un buon programma di gestione documentale permette di classificare facilmente il livello di sicurezza di ogni documento e conservare un report diario per sapere chi modifica, consulta o elimina che documento.

La firma digitale è una protezione specialmente raccomandata per tutte le aziende garantendo la non alterazione dei documenti.

Riguardo ai problemi informatici che tanto preoccupano i difensori dei documenti cartacei, non c’è scusa valida per non avere un sistema di realizzazione di copie automatiche di sicurezza. Alcuni di questi programmi permettono di immagazzinare una copia fuori dall’ufficio in un server remoto.

Si deve fare un’installazione a misura conforme alle misure di sicurezza che si vogliono implementare in quanto c’è un programma di gestione documentale giusto per ogni esigenza.

I tre principali vantaggi della gestione documentale

Gestione e controllo effettivo: semplice e rapido. In un modo semplice l’azienda ha accesso istantaneo a tutta la documentazione per lo svolgimento della sua attività aziendale eliminando il bisogno di muoversi, riducendo il tempo delle consultazioni e attività di archivio nonché più spazio fisico.

Utilizzo razionale delle risorse: la gestione documentale facilita lo scambio d’informazioni sfruttandole come una risorsa collettiva. Si riducono i casi come documenti archiviati duplicati, fotocopie non necessarie; aumenta la sicurezza e permette che tutti i documenti siano disponibili per uso quotidiano.

Miglioramento della produttività e valore aggiunto: la gestione documentale non solo permette di risparmiare in costi ma genera anche produttività e valori addizionali, originati dal rapido accesso all’informazione all’interno dell’organizzazione e la sua successiva distribuzione senza la necessità di spostare i documenti.