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Gestione documentale e sicurezza parte 2

Questo articolo completa il primo, dal titolo “La gestione documentale aumenta la sicurezza dell’informazione”, in cui dicevamo che un programma di gestione documentale è molto più sicuro che un archivio di documenti cartacei.

Un archivio elettronico è molto più conservabile di uno cartaceo giacché gli strumenti informatici permettono di clonarlo tutte le volte che si desidera. Questo è specialmente utile per proteggerlo dalle tante situazioni a rischio che menzionavamo nel primo post.

Ci sono altri pericoli meno dannosi ma ugualmente importanti o probabilmente di più giacché sono più frequenti. Questi problemi possono essere classificate in due gruppi diversi: manipolazioni senza permesso e problemi informatici. Le manipolazioni senza permesso possono consistere nella copia, alterazione o cancellazione di uno o vari documenti. I problemi informatici possono essere virus, avarie del hardware, problemi con il software ed intrusione di personale estraneo.
Le manipolazioni senza permesso sono difficili di evitare in un archivio cartaceo perche è o tutto o niente, è molto difficile sapere se un documento archiviato e conservato sotto chiave, insieme a tanti altri, è stato modificato. Un buon programma di gestione documentale permette di classificare facilmente il livello di sicurezza di ogni documento e conservare un report diario per sapere chi modifica, consulta o elimina che documento.

La firma digitale è una protezione specialmente raccomandata per tutte le aziende garantendo la non alterazione dei documenti.

Riguardo ai problemi informatici che tanto preoccupano i difensori dei documenti cartacei, non c’è scusa valida per non avere un sistema di realizzazione di copie automatiche di sicurezza. Alcuni di questi programmi permettono di immagazzinare una copia fuori dall’ufficio in un server remoto.

Si deve fare un’installazione a misura conforme alle misure di sicurezza che si vogliono implementare in quanto c’è un programma di gestione documentale giusto per ogni esigenza.

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