Home > Varie > Il costo della firma manuale per le aziende

Il costo della firma manuale per le aziende

Quasi nessun esecutivo si ferma a pensare al costo che suppone firmare un documento di proprio pugno per l’azienda per cui lavora. Tanto nelle grandi come nelle piccole aziende centinaia di documenti vengono firmati ogni giorno dato che è un processo fondamentale nel funzionamento delle organizzazioni. È la forma attraverso cui si autorizzano, approvano o convalidano i documenti o gli accordi.

Documenti della direzione, documenti che richiedono sicurezza, documenti dal personale, contratti, ordini di lavoro, report, corrispondenza esterna, preventivi, proposte di vendita, solleciti e tramiti con il Ministero delle finanze, pagamento di tasse e fatture in generale, sono alcuni dei documenti che richiedono una firma per essere considerati legittimi.

Firmare documenti manualmente costa, e costa più da quanto la gente possa immaginare. I documenti firmati a mano devono prima essere stampati e successivamente scannerizzati per essere archiviati in formato digitale, a volte devono anche essere inviati per posta quando il destinatario non si trova nella stessa area geografica, devono essere archiviati in archivi cartacei se c’è la necessità di conservare il documento originale, e tutte queste operazioni hanno un costo, non solo di denaro ma anche di tempo.

I costi sono ovvi: toner per la stampante, carta, messaggistica tradizionale… ma ci sono anche altri costi meno ovvi come il costo del software delle stampanti, il mantenimento di questi dispositivi, mantenimento di rete, costo derivato dallo spazio fisico che non può essere utilizzato per altre finalità e il costo derivato dalla possibile perdita di documentazione.

Le cifre sono facili da calcolare, approssimativamente, la stampa di una pagina cartacea ha un costo di 0,02 €, dopodiché c’è solo bisogno di moltiplicare per il numero di documenti che sono stampati quotidianamente nella propria azienda.

È stimato che la quantità che spendono le aziende nella gestione dei documenti cartacei  va dal 3 al 4% della sua fatturazione annuale! Se ancora non ha un sistema di gestione documentale implementato deve sapere che sta perdendo denaro, e tra poco la gestione documentale e la firma digitale smetteranno di essere una miglior soluzione e diventeranno una necessità.

Annunci
  1. Non c'è ancora nessun commento.
  1. 5 aprile 2011 alle 9:58 AM

Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione / Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione / Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione / Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione / Modifica )

Connessione a %s...

%d blogger hanno fatto clic su Mi Piace per questo: