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Archive for giugno 2011

Gestione di espedienti elettronici

Aziende del settore dell’educazione, del settore finanziario, consulenti, etc., organizzano i loro documenti attraverso gli espedienti. Un espediente non è altro che un set di documenti relazionati tra di loro attraverso un tema comune. È anche frequente che questi espedienti si trovino associati a determinati passi o processi che si devono realizzare sempre allo stesso modo.

Come vedete, gli espedienti hanno le loro particolarità e queste particolarità generano per le aziende che li gestiscono problemi organizzativi concreti. Vediamone alcuni:

  • Gestire espedienti significa, normalmente, lavorare con un gran volume di documenti. I problemi relazionati con la quantità di documenti peggiora esponenzialmente se questi documenti si trovano in formato cartaceo.
  • I passi che devono seguire i documenti si compongono di attività interdipendenti. Qualsiasi errore durante il flusso di esecuzione delle attività sfocia in un passo che porta dei risultati non desiderati.

Le aziende con queste caratteristiche sanno bene che hanno bisogno dell’aiuto di un sistema di gestione documentale e molte l’hanno già implementato, ma qui nasce il seguente problema: non tutti i gestori documentali sono sviluppati per la gestione specifica degli espedienti.

E questo, ovviamente, significa che queste aziende e i loro gestori dovranno cercare in tutti i modi di adattare le possibilità del gestore alla gestione della sua struttura logica di espedienti. A volte saranno fatti sforzi inutili in attività che non apportano nessun valore aggiunto e perderanno tutta la potenzialità che un gestore di espedienti potrebbe offrirgli.

Dotcom, azienda specializzata nella gestione documentale, vi offre soluzioni adatte ai vostri bisogni, consultate uno dei suoi esperti per la migliore gestione di espedienti possibile!

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Gestione documentale con la “D”

Benvenuti a un nuovo post nel nostro glossario della gestione documentale. Oggi presentiamo tutti i termini relativi alla gestione documentale che iniziano con la lettera D.

DBpedia: è un motore di ricerca semantico. La DBpedia prende informazioni da Wikipedia e le converte in un web semantico, cioè, costruisce relazioni tra dati per creare nuovi significati e così permettere ricerche molto più complesse. I dati di Wikipedia sono categorizzati ed etichettati automaticamente grazie alla DBpedia. Questo strumento ha una gran importanza nella gestione documentale quando parliamo di etichettatura automatica di documenti a seconda del loro contenuto. I gestori documentali intelligenti sono capaci di comunicare con questo strumento o altri sistemi come OpenCalais per realizzare annotazioni automatiche nei documenti (vedi Autotagging o etichettatura automatico).

Delivery: questa è la fase della gestione dei contenuti aziendali in cui consegniamo e distribuiamo l’informazione che si trova documentata nel nostro sistema. Delivery comprende tutte le uscite d’informazione prodotte nel nostro sistema di gestione documentale.  Delivery è la consegna di informazioni agli utenti del sistema; devono essere considerate 3 diverse azioni: trasformazione, sicurezza e distribuzione. La trasformazione si riferisce a dotare l’informazione contenuta nel sistema di un formato materiale, per esempio file PDF o XML. La sicurezza è la capacità di garantire l’integrità e l’origine dell’informazione generata (ad esempio firma digitale). La distribuzione si riferisce al modo in cui l’informazione è trasmessa agli altri, per esempio attraverso e-mail, web etc.

Digital Signature: o firma digitale in italiano. La firma digitale è una sequenza di caratteri che si aggiunge alla fine del corpo del messaggio che si vuole trasmettere sotto firma. Ci offre la possibilità di informare, manifestare una volontà con totale validità e sicurezza senza bisogno di essere presenti per stampare su carta la nostra firma manoscritta. Nell’attualità l’integrazione dei gestori documentali con le firme digitali è imprescindibile giacché al generarsi o ricevere documenti digitali vengono richiesti meccanismi che possano garantire la validità degli stessi.

Digitalizzazione: è il processo che, attraverso l’intervento della tecnologia, permette di convertire un documento cartaceo in uno digitale e integrare le immagini codificate del documento originale.

Disponibilità: un documento disponibile è quello che può essere localizzato, recuperato, presentato e interpretato.

DMS (Document Management System): sistema di gestione documentale o gestore documentale. Un gestore documentale è un software o applicazione che permette alle aziende di gestire tutti i loro flussi di documenti con una struttura logica per la loro conservazione e posteriore utilizzo. Questo tipo di applicazioni permettono alle aziende guadagnare velocità ed efficacia nella ricerca di documenti e generazione di contenuti.

Ci sono una gran quantità di gestori documentali nel mercato, alcuni a pagamento e altri gratuiti, alcuni offrono più possibilità degli altri ma tutti hanno come scopo aiutare le aziende ad eliminare la carta e rendere più efficiente e veloce la gestione dei documenti.

Documento: è un registro d’informazione in qualunque formato –carta, digitale- che ha importanza per il corretto funzionamento dei processi di un’organizzazione.

Documento elettronico: informazione contenuta in formato elettronico che può essere identificata e trattata.

Document Imaging: è il software per catturare, conservare e recuperare documenti indipendentemente del loro formato originale. È parte dell’Enterprise Content Managment (Gestione dei Contenuti Aziendali). Tra gli esempi più conosciuti del document Imaging possiamo segnalare le applicazioni OCR.

Document Management: congiunto di norme tecniche e pratiche che si utilizzano per amministrare il flusso di documenti in un’azienda. Questo si traduce in semplicità, velocità e risparmio nell’accesso e conservazione dell’informazione di un’azienda. La gestione documentale aiuta le aziende a realizzare un’adeguata gestione del ciclo di vita dei documenti.