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Archive for luglio 2011

Gli sbagli della posta elettronica

La posta elettronica è diventata uno degli strumenti tecnologici più utilizzati nel mondo delle aziende. Dato che siamo coscienti della sua necessità e importanza, è importante definire qual è la sua principale utilità: la comunicazione.

Si può dire che non solo è la più importante delle sue utilità ma anche l’unica. La posta elettronica soddisfa alla perfezione la funzione per cui è stata sviluppata grazie all’asincronia o la comunicazione bilaterale istantanea, io ti scrivo e tu mi rispondi (o lo leggi) quando vuoi o puoi.

La posta elettronica viene usata anche per tante altre attività nelle aziende creando a volte una mancanza di effettività e di efficienza nella gestione dei documenti.

Questi sono alcuni degli esempi in cui si usa la posta elettronica in modo sbagliato:

  • Uso come gestore documentale (ECM): chi non ha mai ricevuto una posta elettronica con un documento allegato per la sua revisione o convalida? Questo tipo di azione danneggia il funzionamento globale della gestione documentale. La posta si sovraccarica di copie del documento: quella che s’invia, quella che si riceve e tutte le copie per i mittenti allegati e i corrispondenti inoltri. Questo non è l’unico problema giacché diventa impossibile sapere qual è l’ultima e corretta versione del documento. Le cose si complicano ancora di più se c’è bisogno di trovare il documento, i soggetti non aiutano molto e si perdono ore e ore al mese cercando un documento che dovrebbe essere rivisto.
  • Uso come gestore delle relazioni con i clienti (CRM): sono molte le aziende dove i dipendenti hanno le loro liste di contatti nel loro servizio di posta elettronica. Il primo inconveniente di questo è che ogni dipendente ha un proprio data base senza avere la possibilità di condividerlo con i suoi compagni. La posta elettronica viene anche usata per sapere quando è stata l’ultima volta in cui si è contattato un cliente, quando è stato inviato l’ultimo preventivo o quando si dovrebbe contattare di nuovo una persona. Definitivamente, queste non sono le funzioni della posta elettronica, sono compiti di un Gestore delle Relazioni con i Clienti, CRM.

Ci sono molti altri usi sbagliati come l’uso come agenda o come strumento per conoscere l’evoluzione di eventi o progetti. Le statistiche dicono che riceviamo una media di 18 MB di posta elettronica per persona al giorno, circa 133 e-mail ricevuti/inviati per utente al giorno.

Volete consigli e conoscere le migliori pratiche nella gestione della posta elettronica e dei suoi documenti allegati? Contatta Dotcom, specialista nella gestione documentale.

Gestione documentale con la “E”

Nuovo post nel nostro glossario di gestione documentale, questa volta tutti i termini relativi alla gestione documentale che iniziano con la “E”.

E-fattura: ha le stesse funzioni di una fattura cartacea ma può essere generata e trasmessa eelettronicamente  con totale fiducia e sicurezza. Le fatture elettroniche o E-Fatture ottengono la loro validità dalle piattaforme di firma elettronica che garantiscono l’integrità del documento e identificano chi l’ha emesso. La fattura elettronica è sempre più frequente grazie al boom dell’e-commerce e sta ricevendo un gran supporto dalle autorità europee.

Electronic Record Management System (EDRMS o ERMS): sono sistemi informatici sviluppati per gestire documenti. Questi sistemi conservano il contenuto dei documenti, le strutture e le relazioni tra i dati per mantenere i documenti sempre accessibili.

E-mail management (EMM): quando si ricevono centinaia di mail al giorno che contengono documenti o informazioni importanti per l’azienda bisogna gestirle bene. Esistono software specializzati per la gestione delle mail inviate e ricevute dai lavoratori di un’azienda. Questi sistemi possono catturare i metadati associati a una mail e possono gestire l’accesso a questi e classificarli a seconda del contenuto.

ERP: Enterprise Resource Planning o software di Pianificazione delle Risorse Aziendali, sono applicazioni informatiche integrali che permettono di gestire le informazioni riguardanti i processi produttivi di un’azienda, automatizzando le attività quotidiane. Sono abituali nella gestione di processi contabili, logistici, finanziari, di risorse umane, etc. I gestori documentali devono essere in grado di interagire con queste applicazioni giacché costituiscono le porte d’ entrata della documentazione essendo allo stesso tempo riceventi delle informazioni contenute nel gestore.

Etichette (Tag): un‘etichetta è un determinato segno che è stato lasciato in un determinato elemento per identificarlo. Possiamo capirlo meglio nel caso dei documenti riferendoci a parole chiave. La loro funzione è facilitare la navigazione e le ricerche di documenti. Sono un gran vantaggio al momento di categorizzare i documenti giacché sono molto più flessibili della tipica classificazione in base a categorie.

 Espediente o Unità Documentale Composta: unità d’informazione costituita da vari documenti che hanno tra di loro una relazione logica, qualsiasi essa sia, come ad esempio lo stesso individuo, attività, tramite etc.