Archivio

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Quanto costa digitalizzare il mio archivio?

Ci sono molti motivi per cui avviare un sistema di gestione documentale. Il più evidente è il miglioramento della produttività nella gestione della documentazione: ricerche veloci, condivisione tra gli utenti, classificazione intelligente. È normale soprattutto in periodo di crisi che i clienti siano interessati a conoscere i costi della digitalizzazione del loro archivio cartaceo.

Lo spazio si è convertito in un bene di lusso e questo è uno dei motivi principali che spingono le aziende ad adottare un sistema di gestione documentale. Il costo del programma di gestione documentale per elevato che sia non sarà mai paragonabile al costo della digitalizzazione dell’archivio, il programma s’installa facilmente nel pc mentre la digitalizzazione richiede un team di persone che si occupino di farlo. Da questo si deducono subito due conclusioni: calcolare il costo della digitalizzazione è molto importante per valutare un progetto e conviene istallare un buon programma di gestione documentale.

Il problema è che il costo della digitalizzazione dell’archivio non è facile da calcolare in un primo momento se non si dispone di tutta l’informazione necessaria, sarebbe come chiedere a un architetto quanto potrebbe costare costruire una casa senza dirgli quante stanze vogliamo, le qualità dei lavori, se vogliamo una piscina o quanti metri quadrati si debbano costruire. Non si può dire quanto costa una casa in generale, si può dire quanto è costata una casa determinata; lo stesso accade con gli archivi.

I clienti vogliono sempre farsi un’idea di che quantità stiamo parlando ma per questo è necessario conoscere tutti i dettagli dell’archivio da digitalizzare. C’è un modo che ci potrebbe servire a  calcolare il tempo (che sarebbe il costo, in ore/persone) in un modo molto pratico: basta recarsi presso l’ufficio del cliente e chiedergli un fascicolo rappresentativo (un documento basico dell’archivio), si digitalizza e indicizza e si misura il tempo necessario. Se questo tempo si moltiplica per il totale di fascicoli si ottiene il tempo necessario per digitalizzare tutto l’archivio.

In ogni caso, anche se la difficoltà di stimare un valore con certe garanzie è elevata e si può restare sorpresi dal numero che si ottiene dalla moltiplicazione, vale la pena fare questo semplice calcolo.

 

Alcuni dati sulla gestione documentale

Vi presentiamo 10 dati sul valore della gestione documentale:

  1. Le aziende spendono circa 15€ per presentare un documento, circa 85€ per trovare un documento mal archiviato e circa 180€ per riprodurre un documento perso.
  2. Il 7,5% dei documenti si perde e il 3% si archivia in modo sbagliato impossibilitando la sua consultazione istantanea.
  3. I lavoratori impiegano tra un 5% e un 15% del loro tempo nella lettura di informazioni, ma fino a un 50% cercandole.
  4. Un documento si fotocopia in media almeno 19 volte in tutta la sua “vita” utile.
  5. Ci sono più di 4 miliardi di documenti cartacei solo negli Stati Uniti e aumentano di un 22% ogni anno .
  6. I lavoratori delle aziende ricevevano 18 megabytes (MB) di e-mail per giorno nel 2007. I dati previsti per il 2011 prevedono che questa cifra cresca a più di 28 MB al giorno nel 2011.
  7.  Un lavoratore generico riceve e invia una media di 133 messaggi di posta elettronica al giorno.
  8. Un fax costa circa 4300€ e il tempo impiegato in media per inviare un documento via fax è di 8 minuti.
  9. Il coste medio per inviare un pacco tramite corriere è tra 5 e 12€
  10. Il costo dello spazio per l’ufficio si è incrementato in un 19%.

Dopo tutti questi dati ci sarà ancora chi non noti i vantaggi della gestione documentale e la conservazione sostitutiva?