Archivio

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Quanto costa digitalizzare il mio archivio?

Ci sono molti motivi per cui avviare un sistema di gestione documentale. Il più evidente è il miglioramento della produttività nella gestione della documentazione: ricerche veloci, condivisione tra gli utenti, classificazione intelligente. È normale soprattutto in periodo di crisi che i clienti siano interessati a conoscere i costi della digitalizzazione del loro archivio cartaceo.

Lo spazio si è convertito in un bene di lusso e questo è uno dei motivi principali che spingono le aziende ad adottare un sistema di gestione documentale. Il costo del programma di gestione documentale per elevato che sia non sarà mai paragonabile al costo della digitalizzazione dell’archivio, il programma s’installa facilmente nel pc mentre la digitalizzazione richiede un team di persone che si occupino di farlo. Da questo si deducono subito due conclusioni: calcolare il costo della digitalizzazione è molto importante per valutare un progetto e conviene istallare un buon programma di gestione documentale.

Il problema è che il costo della digitalizzazione dell’archivio non è facile da calcolare in un primo momento se non si dispone di tutta l’informazione necessaria, sarebbe come chiedere a un architetto quanto potrebbe costare costruire una casa senza dirgli quante stanze vogliamo, le qualità dei lavori, se vogliamo una piscina o quanti metri quadrati si debbano costruire. Non si può dire quanto costa una casa in generale, si può dire quanto è costata una casa determinata; lo stesso accade con gli archivi.

I clienti vogliono sempre farsi un’idea di che quantità stiamo parlando ma per questo è necessario conoscere tutti i dettagli dell’archivio da digitalizzare. C’è un modo che ci potrebbe servire a  calcolare il tempo (che sarebbe il costo, in ore/persone) in un modo molto pratico: basta recarsi presso l’ufficio del cliente e chiedergli un fascicolo rappresentativo (un documento basico dell’archivio), si digitalizza e indicizza e si misura il tempo necessario. Se questo tempo si moltiplica per il totale di fascicoli si ottiene il tempo necessario per digitalizzare tutto l’archivio.

In ogni caso, anche se la difficoltà di stimare un valore con certe garanzie è elevata e si può restare sorpresi dal numero che si ottiene dalla moltiplicazione, vale la pena fare questo semplice calcolo.

 

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Alcuni dati sulla gestione documentale

Vi presentiamo 10 dati sul valore della gestione documentale:

  1. Le aziende spendono circa 15€ per presentare un documento, circa 85€ per trovare un documento mal archiviato e circa 180€ per riprodurre un documento perso.
  2. Il 7,5% dei documenti si perde e il 3% si archivia in modo sbagliato impossibilitando la sua consultazione istantanea.
  3. I lavoratori impiegano tra un 5% e un 15% del loro tempo nella lettura di informazioni, ma fino a un 50% cercandole.
  4. Un documento si fotocopia in media almeno 19 volte in tutta la sua “vita” utile.
  5. Ci sono più di 4 miliardi di documenti cartacei solo negli Stati Uniti e aumentano di un 22% ogni anno .
  6. I lavoratori delle aziende ricevevano 18 megabytes (MB) di e-mail per giorno nel 2007. I dati previsti per il 2011 prevedono che questa cifra cresca a più di 28 MB al giorno nel 2011.
  7.  Un lavoratore generico riceve e invia una media di 133 messaggi di posta elettronica al giorno.
  8. Un fax costa circa 4300€ e il tempo impiegato in media per inviare un documento via fax è di 8 minuti.
  9. Il coste medio per inviare un pacco tramite corriere è tra 5 e 12€
  10. Il costo dello spazio per l’ufficio si è incrementato in un 19%.

Dopo tutti questi dati ci sarà ancora chi non noti i vantaggi della gestione documentale e la conservazione sostitutiva?

Gli sbagli della posta elettronica

La posta elettronica è diventata uno degli strumenti tecnologici più utilizzati nel mondo delle aziende. Dato che siamo coscienti della sua necessità e importanza, è importante definire qual è la sua principale utilità: la comunicazione.

Si può dire che non solo è la più importante delle sue utilità ma anche l’unica. La posta elettronica soddisfa alla perfezione la funzione per cui è stata sviluppata grazie all’asincronia o la comunicazione bilaterale istantanea, io ti scrivo e tu mi rispondi (o lo leggi) quando vuoi o puoi.

La posta elettronica viene usata anche per tante altre attività nelle aziende creando a volte una mancanza di effettività e di efficienza nella gestione dei documenti.

Questi sono alcuni degli esempi in cui si usa la posta elettronica in modo sbagliato:

  • Uso come gestore documentale (ECM): chi non ha mai ricevuto una posta elettronica con un documento allegato per la sua revisione o convalida? Questo tipo di azione danneggia il funzionamento globale della gestione documentale. La posta si sovraccarica di copie del documento: quella che s’invia, quella che si riceve e tutte le copie per i mittenti allegati e i corrispondenti inoltri. Questo non è l’unico problema giacché diventa impossibile sapere qual è l’ultima e corretta versione del documento. Le cose si complicano ancora di più se c’è bisogno di trovare il documento, i soggetti non aiutano molto e si perdono ore e ore al mese cercando un documento che dovrebbe essere rivisto.
  • Uso come gestore delle relazioni con i clienti (CRM): sono molte le aziende dove i dipendenti hanno le loro liste di contatti nel loro servizio di posta elettronica. Il primo inconveniente di questo è che ogni dipendente ha un proprio data base senza avere la possibilità di condividerlo con i suoi compagni. La posta elettronica viene anche usata per sapere quando è stata l’ultima volta in cui si è contattato un cliente, quando è stato inviato l’ultimo preventivo o quando si dovrebbe contattare di nuovo una persona. Definitivamente, queste non sono le funzioni della posta elettronica, sono compiti di un Gestore delle Relazioni con i Clienti, CRM.

Ci sono molti altri usi sbagliati come l’uso come agenda o come strumento per conoscere l’evoluzione di eventi o progetti. Le statistiche dicono che riceviamo una media di 18 MB di posta elettronica per persona al giorno, circa 133 e-mail ricevuti/inviati per utente al giorno.

Volete consigli e conoscere le migliori pratiche nella gestione della posta elettronica e dei suoi documenti allegati? Contatta Dotcom, specialista nella gestione documentale.

Gestione di espedienti elettronici

Aziende del settore dell’educazione, del settore finanziario, consulenti, etc., organizzano i loro documenti attraverso gli espedienti. Un espediente non è altro che un set di documenti relazionati tra di loro attraverso un tema comune. È anche frequente che questi espedienti si trovino associati a determinati passi o processi che si devono realizzare sempre allo stesso modo.

Come vedete, gli espedienti hanno le loro particolarità e queste particolarità generano per le aziende che li gestiscono problemi organizzativi concreti. Vediamone alcuni:

  • Gestire espedienti significa, normalmente, lavorare con un gran volume di documenti. I problemi relazionati con la quantità di documenti peggiora esponenzialmente se questi documenti si trovano in formato cartaceo.
  • I passi che devono seguire i documenti si compongono di attività interdipendenti. Qualsiasi errore durante il flusso di esecuzione delle attività sfocia in un passo che porta dei risultati non desiderati.

Le aziende con queste caratteristiche sanno bene che hanno bisogno dell’aiuto di un sistema di gestione documentale e molte l’hanno già implementato, ma qui nasce il seguente problema: non tutti i gestori documentali sono sviluppati per la gestione specifica degli espedienti.

E questo, ovviamente, significa che queste aziende e i loro gestori dovranno cercare in tutti i modi di adattare le possibilità del gestore alla gestione della sua struttura logica di espedienti. A volte saranno fatti sforzi inutili in attività che non apportano nessun valore aggiunto e perderanno tutta la potenzialità che un gestore di espedienti potrebbe offrirgli.

Dotcom, azienda specializzata nella gestione documentale, vi offre soluzioni adatte ai vostri bisogni, consultate uno dei suoi esperti per la migliore gestione di espedienti possibile!

La gestione documentale per le farmacie senza documenti cartacei

Relazioni, rapporti, ricette, prescrizioni ecc sono alcuni dei documenti con cui devono lavorare ogni giorni i dipendenti di una farmacia, soprattutto se c`è un volume significativo di vendite.

Con il passare dei giorni, questa quantità di documenti diventa una montagna di carta difficilmente gestibile. In questi casi, un sistema manuale di gestione documentale diventa inservibile. Gli sviluppi tecnologici e giuridici, e l’uso sempre più diffuso della ricetta elettronica spingono sempre più le aziende del settore sanitario e farmaceutico all’implementazione delle ultime tecnologie nella ricerca di sistemi più efficienti che controllino gli aspetti problematici della gestione dei documenti in questo tipo di organizzazioni.

Alcune farmacie hanno già effettuato l’implementazione dall’archivio di documenti cartacei all’archivio digitale, ma manca ancora l’implementazione di un sistema di gestione documentale affinché tutte le necessità vengano soddisfatte. Le aziende che offrono servizi sanitari hanno bisogno di sistemi di gestione documentale che:

  • Garantiscano la gestione di volumi elevati di documenti e la impossibilita d’incorrere nella perdita di questi. Eliminare il disordine documentale.
  • Offrano sicurezza e protezione tanto nell’accesso come nel trattamento dell’informazione confidenziale (come le cartelle cliniche e dati di pazienti in generale).
  • Eliminino la duplicità di dati che posso presentarsi a causa del gran volume.
  • Permettano l’approvazione di documenti e la revisione e controllo degli stessi.
  • Siano intuitivi e di uso semplice per essere usati da tutto il personale della farmacia.
  • Si adeguino alle normative e regolazioni concrete del settore in materia di trattamento dei dati confidenziali.

A tutte queste necessità, alcuni sistemi creati specificamente per le farmacie aggiungono altre soluzioni come: la categorizzazione e stoccaggio dei documenti riconoscendo ad esempio se si tratta di una ricetta o una cartella clinica, auto-etichettazione dei documenti per fare ricerche in funzione a termini concreti,  riconoscimento dei codici a barre per il recupero di dati e facilitare l’accesso a documenti, compatibilità con messaggi HL7 (Health Level Seven International), standard nel mondo della salute per intercambio elettronico d’informazioni, integrazione della firma digitale e molti altri  compiti.

Il costo della firma manuale per le aziende

Quasi nessun esecutivo si ferma a pensare al costo che suppone firmare un documento di proprio pugno per l’azienda per cui lavora. Tanto nelle grandi come nelle piccole aziende centinaia di documenti vengono firmati ogni giorno dato che è un processo fondamentale nel funzionamento delle organizzazioni. È la forma attraverso cui si autorizzano, approvano o convalidano i documenti o gli accordi.

Documenti della direzione, documenti che richiedono sicurezza, documenti dal personale, contratti, ordini di lavoro, report, corrispondenza esterna, preventivi, proposte di vendita, solleciti e tramiti con il Ministero delle finanze, pagamento di tasse e fatture in generale, sono alcuni dei documenti che richiedono una firma per essere considerati legittimi.

Firmare documenti manualmente costa, e costa più da quanto la gente possa immaginare. I documenti firmati a mano devono prima essere stampati e successivamente scannerizzati per essere archiviati in formato digitale, a volte devono anche essere inviati per posta quando il destinatario non si trova nella stessa area geografica, devono essere archiviati in archivi cartacei se c’è la necessità di conservare il documento originale, e tutte queste operazioni hanno un costo, non solo di denaro ma anche di tempo.

I costi sono ovvi: toner per la stampante, carta, messaggistica tradizionale… ma ci sono anche altri costi meno ovvi come il costo del software delle stampanti, il mantenimento di questi dispositivi, mantenimento di rete, costo derivato dallo spazio fisico che non può essere utilizzato per altre finalità e il costo derivato dalla possibile perdita di documentazione.

Le cifre sono facili da calcolare, approssimativamente, la stampa di una pagina cartacea ha un costo di 0,02 €, dopodiché c’è solo bisogno di moltiplicare per il numero di documenti che sono stampati quotidianamente nella propria azienda.

È stimato che la quantità che spendono le aziende nella gestione dei documenti cartacei  va dal 3 al 4% della sua fatturazione annuale! Se ancora non ha un sistema di gestione documentale implementato deve sapere che sta perdendo denaro, e tra poco la gestione documentale e la firma digitale smetteranno di essere una miglior soluzione e diventeranno una necessità.

Firma digitale in Europa nel 2011

L’Unione Europea nel suo arduo tentativo di potenziare un’Europa più moderna ha incluso la firma digitale come uno dei suoi obiettivi per far diventare l’Unione non solo più moderna ma anche più digitale. Per far ciò sono necessarie certe garanzie che richiedono un importante investimento in sicurezza.

La firma digitale è uno degli elementi principali per garantire l’autentificazione dei documenti legali e comunitari, per cui dal 1999 è stato creato un framework legale per la regolazione e utilizzo dei sistemi di e-Signature in Europa.

Tra il 1999 e il 2004 sono stati portati avanti tanti progressi significativi che si sono materializzati in un framework europeo di standardizzazione, che includeva l’European Electronic Signature Standardisation Initiative e altri 30 pre-standard che apportavano un’idea di quelli che sarebbero i requisiti richiesti ai sistemi di firma digitale.

Da questa data si sono state anche accettate normative comuni sulla protezione di dati e la interoperabilità, ma mancava ancora tanto per arrivare al quadro comune per cui nel 2008 è stato creato il Piano di Azione su la Firma Elettronica e la Identificazione Elettronica (e-signature & eID Action Plan 2009-2010).

Questo piano ha incluso pratiche comuni di supervisione di meccanismi di certificazione elettronica e guide per gli utenti, tra tanti altri progressi. Si deve anche segnalare l’importanza dell’elaborazione di una lista di prodotti certificati e affidabili per ogni Paese conosciuta come Trusted List.

Ancora non è stato stabilito un conteggio dei numeri di documenti nazionali elettronici che ci sono in Europa né quante firme elettroniche autorizzate ci sono, ma si sa che l’incremento dell’uso dei servizi di tramiti nelle Amministrazioni Pubblici e nell’e-commerce non fanno altro che aumentare costantemente.

Eurostat

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