Archivio

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Quanto costa digitalizzare il mio archivio?

Ci sono molti motivi per cui avviare un sistema di gestione documentale. Il più evidente è il miglioramento della produttività nella gestione della documentazione: ricerche veloci, condivisione tra gli utenti, classificazione intelligente. È normale soprattutto in periodo di crisi che i clienti siano interessati a conoscere i costi della digitalizzazione del loro archivio cartaceo.

Lo spazio si è convertito in un bene di lusso e questo è uno dei motivi principali che spingono le aziende ad adottare un sistema di gestione documentale. Il costo del programma di gestione documentale per elevato che sia non sarà mai paragonabile al costo della digitalizzazione dell’archivio, il programma s’installa facilmente nel pc mentre la digitalizzazione richiede un team di persone che si occupino di farlo. Da questo si deducono subito due conclusioni: calcolare il costo della digitalizzazione è molto importante per valutare un progetto e conviene istallare un buon programma di gestione documentale.

Il problema è che il costo della digitalizzazione dell’archivio non è facile da calcolare in un primo momento se non si dispone di tutta l’informazione necessaria, sarebbe come chiedere a un architetto quanto potrebbe costare costruire una casa senza dirgli quante stanze vogliamo, le qualità dei lavori, se vogliamo una piscina o quanti metri quadrati si debbano costruire. Non si può dire quanto costa una casa in generale, si può dire quanto è costata una casa determinata; lo stesso accade con gli archivi.

I clienti vogliono sempre farsi un’idea di che quantità stiamo parlando ma per questo è necessario conoscere tutti i dettagli dell’archivio da digitalizzare. C’è un modo che ci potrebbe servire a  calcolare il tempo (che sarebbe il costo, in ore/persone) in un modo molto pratico: basta recarsi presso l’ufficio del cliente e chiedergli un fascicolo rappresentativo (un documento basico dell’archivio), si digitalizza e indicizza e si misura il tempo necessario. Se questo tempo si moltiplica per il totale di fascicoli si ottiene il tempo necessario per digitalizzare tutto l’archivio.

In ogni caso, anche se la difficoltà di stimare un valore con certe garanzie è elevata e si può restare sorpresi dal numero che si ottiene dalla moltiplicazione, vale la pena fare questo semplice calcolo.

 

Alcuni dati sulla gestione documentale

Vi presentiamo 10 dati sul valore della gestione documentale:

  1. Le aziende spendono circa 15€ per presentare un documento, circa 85€ per trovare un documento mal archiviato e circa 180€ per riprodurre un documento perso.
  2. Il 7,5% dei documenti si perde e il 3% si archivia in modo sbagliato impossibilitando la sua consultazione istantanea.
  3. I lavoratori impiegano tra un 5% e un 15% del loro tempo nella lettura di informazioni, ma fino a un 50% cercandole.
  4. Un documento si fotocopia in media almeno 19 volte in tutta la sua “vita” utile.
  5. Ci sono più di 4 miliardi di documenti cartacei solo negli Stati Uniti e aumentano di un 22% ogni anno .
  6. I lavoratori delle aziende ricevevano 18 megabytes (MB) di e-mail per giorno nel 2007. I dati previsti per il 2011 prevedono che questa cifra cresca a più di 28 MB al giorno nel 2011.
  7.  Un lavoratore generico riceve e invia una media di 133 messaggi di posta elettronica al giorno.
  8. Un fax costa circa 4300€ e il tempo impiegato in media per inviare un documento via fax è di 8 minuti.
  9. Il coste medio per inviare un pacco tramite corriere è tra 5 e 12€
  10. Il costo dello spazio per l’ufficio si è incrementato in un 19%.

Dopo tutti questi dati ci sarà ancora chi non noti i vantaggi della gestione documentale e la conservazione sostitutiva?

Gestione documentale con la “E”

Nuovo post nel nostro glossario di gestione documentale, questa volta tutti i termini relativi alla gestione documentale che iniziano con la “E”.

E-fattura: ha le stesse funzioni di una fattura cartacea ma può essere generata e trasmessa eelettronicamente  con totale fiducia e sicurezza. Le fatture elettroniche o E-Fatture ottengono la loro validità dalle piattaforme di firma elettronica che garantiscono l’integrità del documento e identificano chi l’ha emesso. La fattura elettronica è sempre più frequente grazie al boom dell’e-commerce e sta ricevendo un gran supporto dalle autorità europee.

Electronic Record Management System (EDRMS o ERMS): sono sistemi informatici sviluppati per gestire documenti. Questi sistemi conservano il contenuto dei documenti, le strutture e le relazioni tra i dati per mantenere i documenti sempre accessibili.

E-mail management (EMM): quando si ricevono centinaia di mail al giorno che contengono documenti o informazioni importanti per l’azienda bisogna gestirle bene. Esistono software specializzati per la gestione delle mail inviate e ricevute dai lavoratori di un’azienda. Questi sistemi possono catturare i metadati associati a una mail e possono gestire l’accesso a questi e classificarli a seconda del contenuto.

ERP: Enterprise Resource Planning o software di Pianificazione delle Risorse Aziendali, sono applicazioni informatiche integrali che permettono di gestire le informazioni riguardanti i processi produttivi di un’azienda, automatizzando le attività quotidiane. Sono abituali nella gestione di processi contabili, logistici, finanziari, di risorse umane, etc. I gestori documentali devono essere in grado di interagire con queste applicazioni giacché costituiscono le porte d’ entrata della documentazione essendo allo stesso tempo riceventi delle informazioni contenute nel gestore.

Etichette (Tag): un‘etichetta è un determinato segno che è stato lasciato in un determinato elemento per identificarlo. Possiamo capirlo meglio nel caso dei documenti riferendoci a parole chiave. La loro funzione è facilitare la navigazione e le ricerche di documenti. Sono un gran vantaggio al momento di categorizzare i documenti giacché sono molto più flessibili della tipica classificazione in base a categorie.

 Espediente o Unità Documentale Composta: unità d’informazione costituita da vari documenti che hanno tra di loro una relazione logica, qualsiasi essa sia, come ad esempio lo stesso individuo, attività, tramite etc.

Gestione documentale con la “B”

In questo nuovo articolo del nostro glossario daremo un’occhiata a tutti i termini della gestione documentale che iniziano con la lettera B.

Vi auguriamo un buon apprendimento, e ricordate che per ogni dubbio o suggerimento potete consultare i nostri esperti!

BarCode: conosciuto da noi come codice a barre, ci accompagna da quasi 60 anni, quando 3 americani registrarono il brevetto. I codici a barre si trovano in quasi tutti gli oggetti che tocchiamo, in ogni cosa che può essere commercializzata. Ma cosa è realmente un codice a barre? I codici a barre contengono diverse linee verticali di diverso spessore e con diversa spaziatura tra essi. Queste linee con gli spazi compresi, rappresentano, generalmente, caratteri alfanumerici. Grazie a questo è garantito che l’oggetto può essere identificato di forma unica in tutto il mondo.

La sua relazione con la gestione documentale è sempre più stretta. Ci sono delle aziende che implementano codici a barre per gestire documenti; permettono di riconoscere e distinguere i documenti ma anche realizzare un seguimento del flusso di un determinato documento nell’azienda. I sistemi informatici della gestione documentale permettono alle aziende di gestire con efficienza e di forma automatica la documentazione basata sul BarCode.

Business Intelligence: Conosciuta generalmente con l’acronimo BI, il suo obiettivo è perfezionare il processo decisionale generando situazioni di minore rischio. La BI si serve dei dati che provengono tanto dall’interno come dall’esterno dell’organizzazione, li processa per convertirli in informazione e dopo in conoscenza che aiuterà a conseguire decisioni di business più adeguate. Il processo della BI generalmente risponde a cinque domande: cosa succede nella mia azienda?, perché succede questo?, cosa potrebbe accadere domani?, cosa dovrebbe fare il nostro team? E alla fine, che strada dobbiamo seguire?

Nella BI la gestione documentale è fondamentale giacché il processo di estrazione e trasformazione dei dati affinché si ottenga conoscenza , dipende in gran misura, della struttura dell’informazione e questo non è possibile senza un sistema di gestione documentale adeguato.

Business Process Management: conosciuto con l’acronimo BPM è una metodologia aziendale che cerca di ottimizzare e coordinare il flusso dei processi, l’accesso ai ricorsi e lo scambio di informazione tra i clienti interni ed esterni dell’organizzazione.

Per capire il concetto di BMP bisogna prima capire il concetto di processo di business. Un processo di business o processo aziendale è un insieme di azioni strutturate in cui intervengono diverse aree dell’organizzazione che cercano come risultato un obiettivo comune.

Applicare BP significa ridisegnare, ripensare e ristrutturare la miglior forma di fare le cose e focalizzare ogni processo come parte di una strategia aziendale globale. Tutti i processi e gli individui vanno verso lo stesso obiettivo. Le aziende implementano BPM dato che raggruppa una gran quantità di vantaggi: evita la ripetizione non necessaria di processi, previene ed elimina gli errori che accadono con determinata frequenza in un processo, rende più veloci i processi, apporta controllo ed esecuzione dei processi, rende possibile il miglioramento continuo e include elementi reali per misurare la produttività dei processi.

“A”

Termini della gestione documentale con A

Aggregation: la gestione dell’ECM (Enterprise Content Managment) o contenuto aziendale contiene le strategie, metodi e strumenti usati per la cattura, gestione, immagazzinamento, conservazione e distribuzione dei documenti riguardanti processi aziendali. L’aggregazione consiste nella combinazione di documenti che provengono da diverse applicazioni per unificare i dati e trasmetterli come una struttura unificata e con lo stesso formato.

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La gestione documentale per le farmacie senza documenti cartacei

Relazioni, rapporti, ricette, prescrizioni ecc sono alcuni dei documenti con cui devono lavorare ogni giorni i dipendenti di una farmacia, soprattutto se c`è un volume significativo di vendite.

Con il passare dei giorni, questa quantità di documenti diventa una montagna di carta difficilmente gestibile. In questi casi, un sistema manuale di gestione documentale diventa inservibile. Gli sviluppi tecnologici e giuridici, e l’uso sempre più diffuso della ricetta elettronica spingono sempre più le aziende del settore sanitario e farmaceutico all’implementazione delle ultime tecnologie nella ricerca di sistemi più efficienti che controllino gli aspetti problematici della gestione dei documenti in questo tipo di organizzazioni.

Alcune farmacie hanno già effettuato l’implementazione dall’archivio di documenti cartacei all’archivio digitale, ma manca ancora l’implementazione di un sistema di gestione documentale affinché tutte le necessità vengano soddisfatte. Le aziende che offrono servizi sanitari hanno bisogno di sistemi di gestione documentale che:

  • Garantiscano la gestione di volumi elevati di documenti e la impossibilita d’incorrere nella perdita di questi. Eliminare il disordine documentale.
  • Offrano sicurezza e protezione tanto nell’accesso come nel trattamento dell’informazione confidenziale (come le cartelle cliniche e dati di pazienti in generale).
  • Eliminino la duplicità di dati che posso presentarsi a causa del gran volume.
  • Permettano l’approvazione di documenti e la revisione e controllo degli stessi.
  • Siano intuitivi e di uso semplice per essere usati da tutto il personale della farmacia.
  • Si adeguino alle normative e regolazioni concrete del settore in materia di trattamento dei dati confidenziali.

A tutte queste necessità, alcuni sistemi creati specificamente per le farmacie aggiungono altre soluzioni come: la categorizzazione e stoccaggio dei documenti riconoscendo ad esempio se si tratta di una ricetta o una cartella clinica, auto-etichettazione dei documenti per fare ricerche in funzione a termini concreti,  riconoscimento dei codici a barre per il recupero di dati e facilitare l’accesso a documenti, compatibilità con messaggi HL7 (Health Level Seven International), standard nel mondo della salute per intercambio elettronico d’informazioni, integrazione della firma digitale e molti altri  compiti.

Gestione documentale e sicurezza parte 2

Questo articolo completa il primo, dal titolo “La gestione documentale aumenta la sicurezza dell’informazione”, in cui dicevamo che un programma di gestione documentale è molto più sicuro che un archivio di documenti cartacei.

Un archivio elettronico è molto più conservabile di uno cartaceo giacché gli strumenti informatici permettono di clonarlo tutte le volte che si desidera. Questo è specialmente utile per proteggerlo dalle tante situazioni a rischio che menzionavamo nel primo post.

Ci sono altri pericoli meno dannosi ma ugualmente importanti o probabilmente di più giacché sono più frequenti. Questi problemi possono essere classificate in due gruppi diversi: manipolazioni senza permesso e problemi informatici. Le manipolazioni senza permesso possono consistere nella copia, alterazione o cancellazione di uno o vari documenti. I problemi informatici possono essere virus, avarie del hardware, problemi con il software ed intrusione di personale estraneo.
Le manipolazioni senza permesso sono difficili di evitare in un archivio cartaceo perche è o tutto o niente, è molto difficile sapere se un documento archiviato e conservato sotto chiave, insieme a tanti altri, è stato modificato. Un buon programma di gestione documentale permette di classificare facilmente il livello di sicurezza di ogni documento e conservare un report diario per sapere chi modifica, consulta o elimina che documento.

La firma digitale è una protezione specialmente raccomandata per tutte le aziende garantendo la non alterazione dei documenti.

Riguardo ai problemi informatici che tanto preoccupano i difensori dei documenti cartacei, non c’è scusa valida per non avere un sistema di realizzazione di copie automatiche di sicurezza. Alcuni di questi programmi permettono di immagazzinare una copia fuori dall’ufficio in un server remoto.

Si deve fare un’installazione a misura conforme alle misure di sicurezza che si vogliono implementare in quanto c’è un programma di gestione documentale giusto per ogni esigenza.