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Quanto costa digitalizzare il mio archivio?

Ci sono molti motivi per cui avviare un sistema di gestione documentale. Il più evidente è il miglioramento della produttività nella gestione della documentazione: ricerche veloci, condivisione tra gli utenti, classificazione intelligente. È normale soprattutto in periodo di crisi che i clienti siano interessati a conoscere i costi della digitalizzazione del loro archivio cartaceo.

Lo spazio si è convertito in un bene di lusso e questo è uno dei motivi principali che spingono le aziende ad adottare un sistema di gestione documentale. Il costo del programma di gestione documentale per elevato che sia non sarà mai paragonabile al costo della digitalizzazione dell’archivio, il programma s’installa facilmente nel pc mentre la digitalizzazione richiede un team di persone che si occupino di farlo. Da questo si deducono subito due conclusioni: calcolare il costo della digitalizzazione è molto importante per valutare un progetto e conviene istallare un buon programma di gestione documentale.

Il problema è che il costo della digitalizzazione dell’archivio non è facile da calcolare in un primo momento se non si dispone di tutta l’informazione necessaria, sarebbe come chiedere a un architetto quanto potrebbe costare costruire una casa senza dirgli quante stanze vogliamo, le qualità dei lavori, se vogliamo una piscina o quanti metri quadrati si debbano costruire. Non si può dire quanto costa una casa in generale, si può dire quanto è costata una casa determinata; lo stesso accade con gli archivi.

I clienti vogliono sempre farsi un’idea di che quantità stiamo parlando ma per questo è necessario conoscere tutti i dettagli dell’archivio da digitalizzare. C’è un modo che ci potrebbe servire a  calcolare il tempo (che sarebbe il costo, in ore/persone) in un modo molto pratico: basta recarsi presso l’ufficio del cliente e chiedergli un fascicolo rappresentativo (un documento basico dell’archivio), si digitalizza e indicizza e si misura il tempo necessario. Se questo tempo si moltiplica per il totale di fascicoli si ottiene il tempo necessario per digitalizzare tutto l’archivio.

In ogni caso, anche se la difficoltà di stimare un valore con certe garanzie è elevata e si può restare sorpresi dal numero che si ottiene dalla moltiplicazione, vale la pena fare questo semplice calcolo.

 

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