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Quanto costa digitalizzare il mio archivio?

Ci sono molti motivi per cui avviare un sistema di gestione documentale. Il più evidente è il miglioramento della produttività nella gestione della documentazione: ricerche veloci, condivisione tra gli utenti, classificazione intelligente. È normale soprattutto in periodo di crisi che i clienti siano interessati a conoscere i costi della digitalizzazione del loro archivio cartaceo.

Lo spazio si è convertito in un bene di lusso e questo è uno dei motivi principali che spingono le aziende ad adottare un sistema di gestione documentale. Il costo del programma di gestione documentale per elevato che sia non sarà mai paragonabile al costo della digitalizzazione dell’archivio, il programma s’installa facilmente nel pc mentre la digitalizzazione richiede un team di persone che si occupino di farlo. Da questo si deducono subito due conclusioni: calcolare il costo della digitalizzazione è molto importante per valutare un progetto e conviene istallare un buon programma di gestione documentale.

Il problema è che il costo della digitalizzazione dell’archivio non è facile da calcolare in un primo momento se non si dispone di tutta l’informazione necessaria, sarebbe come chiedere a un architetto quanto potrebbe costare costruire una casa senza dirgli quante stanze vogliamo, le qualità dei lavori, se vogliamo una piscina o quanti metri quadrati si debbano costruire. Non si può dire quanto costa una casa in generale, si può dire quanto è costata una casa determinata; lo stesso accade con gli archivi.

I clienti vogliono sempre farsi un’idea di che quantità stiamo parlando ma per questo è necessario conoscere tutti i dettagli dell’archivio da digitalizzare. C’è un modo che ci potrebbe servire a  calcolare il tempo (che sarebbe il costo, in ore/persone) in un modo molto pratico: basta recarsi presso l’ufficio del cliente e chiedergli un fascicolo rappresentativo (un documento basico dell’archivio), si digitalizza e indicizza e si misura il tempo necessario. Se questo tempo si moltiplica per il totale di fascicoli si ottiene il tempo necessario per digitalizzare tutto l’archivio.

In ogni caso, anche se la difficoltà di stimare un valore con certe garanzie è elevata e si può restare sorpresi dal numero che si ottiene dalla moltiplicazione, vale la pena fare questo semplice calcolo.

 

“A”

Termini della gestione documentale con A

Aggregation: la gestione dell’ECM (Enterprise Content Managment) o contenuto aziendale contiene le strategie, metodi e strumenti usati per la cattura, gestione, immagazzinamento, conservazione e distribuzione dei documenti riguardanti processi aziendali. L’aggregazione consiste nella combinazione di documenti che provengono da diverse applicazioni per unificare i dati e trasmetterli come una struttura unificata e con lo stesso formato.

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La gestione documentale per le farmacie senza documenti cartacei

Relazioni, rapporti, ricette, prescrizioni ecc sono alcuni dei documenti con cui devono lavorare ogni giorni i dipendenti di una farmacia, soprattutto se c`è un volume significativo di vendite.

Con il passare dei giorni, questa quantità di documenti diventa una montagna di carta difficilmente gestibile. In questi casi, un sistema manuale di gestione documentale diventa inservibile. Gli sviluppi tecnologici e giuridici, e l’uso sempre più diffuso della ricetta elettronica spingono sempre più le aziende del settore sanitario e farmaceutico all’implementazione delle ultime tecnologie nella ricerca di sistemi più efficienti che controllino gli aspetti problematici della gestione dei documenti in questo tipo di organizzazioni.

Alcune farmacie hanno già effettuato l’implementazione dall’archivio di documenti cartacei all’archivio digitale, ma manca ancora l’implementazione di un sistema di gestione documentale affinché tutte le necessità vengano soddisfatte. Le aziende che offrono servizi sanitari hanno bisogno di sistemi di gestione documentale che:

  • Garantiscano la gestione di volumi elevati di documenti e la impossibilita d’incorrere nella perdita di questi. Eliminare il disordine documentale.
  • Offrano sicurezza e protezione tanto nell’accesso come nel trattamento dell’informazione confidenziale (come le cartelle cliniche e dati di pazienti in generale).
  • Eliminino la duplicità di dati che posso presentarsi a causa del gran volume.
  • Permettano l’approvazione di documenti e la revisione e controllo degli stessi.
  • Siano intuitivi e di uso semplice per essere usati da tutto il personale della farmacia.
  • Si adeguino alle normative e regolazioni concrete del settore in materia di trattamento dei dati confidenziali.

A tutte queste necessità, alcuni sistemi creati specificamente per le farmacie aggiungono altre soluzioni come: la categorizzazione e stoccaggio dei documenti riconoscendo ad esempio se si tratta di una ricetta o una cartella clinica, auto-etichettazione dei documenti per fare ricerche in funzione a termini concreti,  riconoscimento dei codici a barre per il recupero di dati e facilitare l’accesso a documenti, compatibilità con messaggi HL7 (Health Level Seven International), standard nel mondo della salute per intercambio elettronico d’informazioni, integrazione della firma digitale e molti altri  compiti.

Il costo della firma manuale per le aziende

Quasi nessun esecutivo si ferma a pensare al costo che suppone firmare un documento di proprio pugno per l’azienda per cui lavora. Tanto nelle grandi come nelle piccole aziende centinaia di documenti vengono firmati ogni giorno dato che è un processo fondamentale nel funzionamento delle organizzazioni. È la forma attraverso cui si autorizzano, approvano o convalidano i documenti o gli accordi.

Documenti della direzione, documenti che richiedono sicurezza, documenti dal personale, contratti, ordini di lavoro, report, corrispondenza esterna, preventivi, proposte di vendita, solleciti e tramiti con il Ministero delle finanze, pagamento di tasse e fatture in generale, sono alcuni dei documenti che richiedono una firma per essere considerati legittimi.

Firmare documenti manualmente costa, e costa più da quanto la gente possa immaginare. I documenti firmati a mano devono prima essere stampati e successivamente scannerizzati per essere archiviati in formato digitale, a volte devono anche essere inviati per posta quando il destinatario non si trova nella stessa area geografica, devono essere archiviati in archivi cartacei se c’è la necessità di conservare il documento originale, e tutte queste operazioni hanno un costo, non solo di denaro ma anche di tempo.

I costi sono ovvi: toner per la stampante, carta, messaggistica tradizionale… ma ci sono anche altri costi meno ovvi come il costo del software delle stampanti, il mantenimento di questi dispositivi, mantenimento di rete, costo derivato dallo spazio fisico che non può essere utilizzato per altre finalità e il costo derivato dalla possibile perdita di documentazione.

Le cifre sono facili da calcolare, approssimativamente, la stampa di una pagina cartacea ha un costo di 0,02 €, dopodiché c’è solo bisogno di moltiplicare per il numero di documenti che sono stampati quotidianamente nella propria azienda.

È stimato che la quantità che spendono le aziende nella gestione dei documenti cartacei  va dal 3 al 4% della sua fatturazione annuale! Se ancora non ha un sistema di gestione documentale implementato deve sapere che sta perdendo denaro, e tra poco la gestione documentale e la firma digitale smetteranno di essere una miglior soluzione e diventeranno una necessità.

La gestione documentale richiede un’ottima organizzazione dei documenti

Uno dei punti fondamentali al momento di implementare un sistema di gestione documentale è la creazione dell’albero di cartelle iniziale, che stabilirà i criteri secondo cui si classificheranno tutti i documenti.

Per aiutare tutti i dipendenti nell’organizzazione della gestione documentale, la migliore scelta è elaborare un protocollo di archiviazione dei documenti, al fine di evitare la perdita di documenti e server pieni di documenti disordinati.

Una serie di consigli pratici:

  1. Disegnare la strategia basica prima di crearla: non importa se si fa a mano o con un programma come Excel, l’importante è farlo prima e rivederla varie volte.
  2. Non permettere che tutti i dipendenti creino le cartelle, è una regola di base per evitare il caos; solo alcune persone devono essere autorizzate a creare le cartelle, almeno al livello base.
  3. Creare poche cartelle in ogni ramo, specialmente nella cartella root. Se il numero di sottocartelle di un ramo è molto elevato è opportuno controllarle e dividerle in due o tre gruppi. È difficile localizzare un nome in una lista di 20 o 30 cartelle.
  4. Utilizzare nomi lunghi e descrittivi, così sia i processi di ricerca che quelli di archiviazione saranno molto più semplici.
  5. Evitare i nomi generici come documenti, programmi, sicurezza, etc. Essi infatti non aiutano a tenere tutto in ordine, specialmente per le persone che non hanno creato le cartelle.
  6. Coerenza, simmetria e criterio: non salvare diverse copie dello stesso documento in diverse cartelle giacché è solo fonte di disordine. Nel caso si debbano archiviare nuove versioni dello stesso documento nominarle, ad esempio, come versione 1, 2000, versione 2 2001…
  7. Approfittare dell’esistenza di livelli per ridurre la lunghezza dei nomi. Ad esempio: programmi personali, nome di ogni programma, manuali tecnici, installazione.

Ci sono tanti altri importanti consigli che a volte sia per la mancanza di tempo sia per la mancanza di regole non vengono seguiti nonostante appaiano evidenti, per cui è necessario prestare molta attenzione al processo di archiviazione e tenere sempre presente il protocollo di organizzazione dei documenti.

 

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