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Posts Tagged ‘conservazione sostitutiva’

Quanto costa digitalizzare il mio archivio?

Ci sono molti motivi per cui avviare un sistema di gestione documentale. Il più evidente è il miglioramento della produttività nella gestione della documentazione: ricerche veloci, condivisione tra gli utenti, classificazione intelligente. È normale soprattutto in periodo di crisi che i clienti siano interessati a conoscere i costi della digitalizzazione del loro archivio cartaceo.

Lo spazio si è convertito in un bene di lusso e questo è uno dei motivi principali che spingono le aziende ad adottare un sistema di gestione documentale. Il costo del programma di gestione documentale per elevato che sia non sarà mai paragonabile al costo della digitalizzazione dell’archivio, il programma s’installa facilmente nel pc mentre la digitalizzazione richiede un team di persone che si occupino di farlo. Da questo si deducono subito due conclusioni: calcolare il costo della digitalizzazione è molto importante per valutare un progetto e conviene istallare un buon programma di gestione documentale.

Il problema è che il costo della digitalizzazione dell’archivio non è facile da calcolare in un primo momento se non si dispone di tutta l’informazione necessaria, sarebbe come chiedere a un architetto quanto potrebbe costare costruire una casa senza dirgli quante stanze vogliamo, le qualità dei lavori, se vogliamo una piscina o quanti metri quadrati si debbano costruire. Non si può dire quanto costa una casa in generale, si può dire quanto è costata una casa determinata; lo stesso accade con gli archivi.

I clienti vogliono sempre farsi un’idea di che quantità stiamo parlando ma per questo è necessario conoscere tutti i dettagli dell’archivio da digitalizzare. C’è un modo che ci potrebbe servire a  calcolare il tempo (che sarebbe il costo, in ore/persone) in un modo molto pratico: basta recarsi presso l’ufficio del cliente e chiedergli un fascicolo rappresentativo (un documento basico dell’archivio), si digitalizza e indicizza e si misura il tempo necessario. Se questo tempo si moltiplica per il totale di fascicoli si ottiene il tempo necessario per digitalizzare tutto l’archivio.

In ogni caso, anche se la difficoltà di stimare un valore con certe garanzie è elevata e si può restare sorpresi dal numero che si ottiene dalla moltiplicazione, vale la pena fare questo semplice calcolo.

 

Alcuni dati sulla gestione documentale

Vi presentiamo 10 dati sul valore della gestione documentale:

  1. Le aziende spendono circa 15€ per presentare un documento, circa 85€ per trovare un documento mal archiviato e circa 180€ per riprodurre un documento perso.
  2. Il 7,5% dei documenti si perde e il 3% si archivia in modo sbagliato impossibilitando la sua consultazione istantanea.
  3. I lavoratori impiegano tra un 5% e un 15% del loro tempo nella lettura di informazioni, ma fino a un 50% cercandole.
  4. Un documento si fotocopia in media almeno 19 volte in tutta la sua “vita” utile.
  5. Ci sono più di 4 miliardi di documenti cartacei solo negli Stati Uniti e aumentano di un 22% ogni anno .
  6. I lavoratori delle aziende ricevevano 18 megabytes (MB) di e-mail per giorno nel 2007. I dati previsti per il 2011 prevedono che questa cifra cresca a più di 28 MB al giorno nel 2011.
  7.  Un lavoratore generico riceve e invia una media di 133 messaggi di posta elettronica al giorno.
  8. Un fax costa circa 4300€ e il tempo impiegato in media per inviare un documento via fax è di 8 minuti.
  9. Il coste medio per inviare un pacco tramite corriere è tra 5 e 12€
  10. Il costo dello spazio per l’ufficio si è incrementato in un 19%.

Dopo tutti questi dati ci sarà ancora chi non noti i vantaggi della gestione documentale e la conservazione sostitutiva?

Gestione documentale con la “E”

Nuovo post nel nostro glossario di gestione documentale, questa volta tutti i termini relativi alla gestione documentale che iniziano con la “E”.

E-fattura: ha le stesse funzioni di una fattura cartacea ma può essere generata e trasmessa eelettronicamente  con totale fiducia e sicurezza. Le fatture elettroniche o E-Fatture ottengono la loro validità dalle piattaforme di firma elettronica che garantiscono l’integrità del documento e identificano chi l’ha emesso. La fattura elettronica è sempre più frequente grazie al boom dell’e-commerce e sta ricevendo un gran supporto dalle autorità europee.

Electronic Record Management System (EDRMS o ERMS): sono sistemi informatici sviluppati per gestire documenti. Questi sistemi conservano il contenuto dei documenti, le strutture e le relazioni tra i dati per mantenere i documenti sempre accessibili.

E-mail management (EMM): quando si ricevono centinaia di mail al giorno che contengono documenti o informazioni importanti per l’azienda bisogna gestirle bene. Esistono software specializzati per la gestione delle mail inviate e ricevute dai lavoratori di un’azienda. Questi sistemi possono catturare i metadati associati a una mail e possono gestire l’accesso a questi e classificarli a seconda del contenuto.

ERP: Enterprise Resource Planning o software di Pianificazione delle Risorse Aziendali, sono applicazioni informatiche integrali che permettono di gestire le informazioni riguardanti i processi produttivi di un’azienda, automatizzando le attività quotidiane. Sono abituali nella gestione di processi contabili, logistici, finanziari, di risorse umane, etc. I gestori documentali devono essere in grado di interagire con queste applicazioni giacché costituiscono le porte d’ entrata della documentazione essendo allo stesso tempo riceventi delle informazioni contenute nel gestore.

Etichette (Tag): un‘etichetta è un determinato segno che è stato lasciato in un determinato elemento per identificarlo. Possiamo capirlo meglio nel caso dei documenti riferendoci a parole chiave. La loro funzione è facilitare la navigazione e le ricerche di documenti. Sono un gran vantaggio al momento di categorizzare i documenti giacché sono molto più flessibili della tipica classificazione in base a categorie.

 Espediente o Unità Documentale Composta: unità d’informazione costituita da vari documenti che hanno tra di loro una relazione logica, qualsiasi essa sia, come ad esempio lo stesso individuo, attività, tramite etc.

Come liberarsi della carta

L’implementazione della gestione elettronica dei documenti può davvero liberarti della carta?

Se hai intenzione di creare un archivio elettronico unificato documentale per la tua azienda, puoi fare uso delle”oasi” documentali che sono in grado di dare risposta a necessità specifiche.

Scegliendo una soluzione appropriata, saranno proprio queste “oasi” a creare il punto di distacco per il passaggio a una gestione documentale elettronica integrata.

Il passaggio seguente: la conservazione sostitutiva

I documenti contabili e fiscali dell’azienda rappresentano il costo maggiore di gestione documentale.  Per ridurre questo costo efficientemente, l’azienda può trovare più conveniente gestire in modo elettronico tutta la documentazione contabile e fiscale. L’innovazione sta nella conservazione sostitutiva – una direttiva completamente elettronica di gestione documentale, applicabile anche alla documentazione fiscale e contabile.

Esiste soltanto una semplice regola: Il documento elettronico deve seguire le norme della conservazione sostitutiva per poter sostituire la carta.

La conservazione sostitutiva è in grado di fornire un valore legale al documento elettronico se è firmato digitalmente. Il risultato si ottiene utilizzando un dispositivo di firma con un certificato digitale di sottoscrizione (per l’elenco dei soggetti autorizzati di accordare certificati vai a www.cnipa.gov.it).

Un sistema di gestione documenti efficace dovrebbe essere fornito di strumenti che permettono di firmare in modo digitale i documenti indirizzati alla conservazione sostitutiva.