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Gestione documentale con la “B”

In questo nuovo articolo del nostro glossario daremo un’occhiata a tutti i termini della gestione documentale che iniziano con la lettera B.

Vi auguriamo un buon apprendimento, e ricordate che per ogni dubbio o suggerimento potete consultare i nostri esperti!

BarCode: conosciuto da noi come codice a barre, ci accompagna da quasi 60 anni, quando 3 americani registrarono il brevetto. I codici a barre si trovano in quasi tutti gli oggetti che tocchiamo, in ogni cosa che può essere commercializzata. Ma cosa è realmente un codice a barre? I codici a barre contengono diverse linee verticali di diverso spessore e con diversa spaziatura tra essi. Queste linee con gli spazi compresi, rappresentano, generalmente, caratteri alfanumerici. Grazie a questo è garantito che l’oggetto può essere identificato di forma unica in tutto il mondo.

La sua relazione con la gestione documentale è sempre più stretta. Ci sono delle aziende che implementano codici a barre per gestire documenti; permettono di riconoscere e distinguere i documenti ma anche realizzare un seguimento del flusso di un determinato documento nell’azienda. I sistemi informatici della gestione documentale permettono alle aziende di gestire con efficienza e di forma automatica la documentazione basata sul BarCode.

Business Intelligence: Conosciuta generalmente con l’acronimo BI, il suo obiettivo è perfezionare il processo decisionale generando situazioni di minore rischio. La BI si serve dei dati che provengono tanto dall’interno come dall’esterno dell’organizzazione, li processa per convertirli in informazione e dopo in conoscenza che aiuterà a conseguire decisioni di business più adeguate. Il processo della BI generalmente risponde a cinque domande: cosa succede nella mia azienda?, perché succede questo?, cosa potrebbe accadere domani?, cosa dovrebbe fare il nostro team? E alla fine, che strada dobbiamo seguire?

Nella BI la gestione documentale è fondamentale giacché il processo di estrazione e trasformazione dei dati affinché si ottenga conoscenza , dipende in gran misura, della struttura dell’informazione e questo non è possibile senza un sistema di gestione documentale adeguato.

Business Process Management: conosciuto con l’acronimo BPM è una metodologia aziendale che cerca di ottimizzare e coordinare il flusso dei processi, l’accesso ai ricorsi e lo scambio di informazione tra i clienti interni ed esterni dell’organizzazione.

Per capire il concetto di BMP bisogna prima capire il concetto di processo di business. Un processo di business o processo aziendale è un insieme di azioni strutturate in cui intervengono diverse aree dell’organizzazione che cercano come risultato un obiettivo comune.

Applicare BP significa ridisegnare, ripensare e ristrutturare la miglior forma di fare le cose e focalizzare ogni processo come parte di una strategia aziendale globale. Tutti i processi e gli individui vanno verso lo stesso obiettivo. Le aziende implementano BPM dato che raggruppa una gran quantità di vantaggi: evita la ripetizione non necessaria di processi, previene ed elimina gli errori che accadono con determinata frequenza in un processo, rende più veloci i processi, apporta controllo ed esecuzione dei processi, rende possibile il miglioramento continuo e include elementi reali per misurare la produttività dei processi.

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Gestione dei processi di documentazione

Alfresco è un sistema ECM (Enterprise Content Management) che gestisce il workflow management delle aziende, e che permette di disegnare, descrivere e controllare i processi interni in termini di flussi, organizzazione delle attività, persone, ruoli e costi.

Una gestione intelligente e conscia del workflow permette di orchestrare il lavoro svolto sulle diverse applicazioni misurando in ogni istante il risultato delle azioni intraprese.

Con la gestione del workflow documentale tramite Alfresco è possibile modellare processi multipli e correlati e coordinare tutte le attività gestite dalle soluzioni documentali di terze parti.

http://www.dotcom.ts.it/soluzioni/workflow