Archivio

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Quanto costa digitalizzare il mio archivio?

Ci sono molti motivi per cui avviare un sistema di gestione documentale. Il più evidente è il miglioramento della produttività nella gestione della documentazione: ricerche veloci, condivisione tra gli utenti, classificazione intelligente. È normale soprattutto in periodo di crisi che i clienti siano interessati a conoscere i costi della digitalizzazione del loro archivio cartaceo.

Lo spazio si è convertito in un bene di lusso e questo è uno dei motivi principali che spingono le aziende ad adottare un sistema di gestione documentale. Il costo del programma di gestione documentale per elevato che sia non sarà mai paragonabile al costo della digitalizzazione dell’archivio, il programma s’installa facilmente nel pc mentre la digitalizzazione richiede un team di persone che si occupino di farlo. Da questo si deducono subito due conclusioni: calcolare il costo della digitalizzazione è molto importante per valutare un progetto e conviene istallare un buon programma di gestione documentale.

Il problema è che il costo della digitalizzazione dell’archivio non è facile da calcolare in un primo momento se non si dispone di tutta l’informazione necessaria, sarebbe come chiedere a un architetto quanto potrebbe costare costruire una casa senza dirgli quante stanze vogliamo, le qualità dei lavori, se vogliamo una piscina o quanti metri quadrati si debbano costruire. Non si può dire quanto costa una casa in generale, si può dire quanto è costata una casa determinata; lo stesso accade con gli archivi.

I clienti vogliono sempre farsi un’idea di che quantità stiamo parlando ma per questo è necessario conoscere tutti i dettagli dell’archivio da digitalizzare. C’è un modo che ci potrebbe servire a  calcolare il tempo (che sarebbe il costo, in ore/persone) in un modo molto pratico: basta recarsi presso l’ufficio del cliente e chiedergli un fascicolo rappresentativo (un documento basico dell’archivio), si digitalizza e indicizza e si misura il tempo necessario. Se questo tempo si moltiplica per il totale di fascicoli si ottiene il tempo necessario per digitalizzare tutto l’archivio.

In ogni caso, anche se la difficoltà di stimare un valore con certe garanzie è elevata e si può restare sorpresi dal numero che si ottiene dalla moltiplicazione, vale la pena fare questo semplice calcolo.

 

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Alcuni dati sulla gestione documentale

Vi presentiamo 10 dati sul valore della gestione documentale:

  1. Le aziende spendono circa 15€ per presentare un documento, circa 85€ per trovare un documento mal archiviato e circa 180€ per riprodurre un documento perso.
  2. Il 7,5% dei documenti si perde e il 3% si archivia in modo sbagliato impossibilitando la sua consultazione istantanea.
  3. I lavoratori impiegano tra un 5% e un 15% del loro tempo nella lettura di informazioni, ma fino a un 50% cercandole.
  4. Un documento si fotocopia in media almeno 19 volte in tutta la sua “vita” utile.
  5. Ci sono più di 4 miliardi di documenti cartacei solo negli Stati Uniti e aumentano di un 22% ogni anno .
  6. I lavoratori delle aziende ricevevano 18 megabytes (MB) di e-mail per giorno nel 2007. I dati previsti per il 2011 prevedono che questa cifra cresca a più di 28 MB al giorno nel 2011.
  7.  Un lavoratore generico riceve e invia una media di 133 messaggi di posta elettronica al giorno.
  8. Un fax costa circa 4300€ e il tempo impiegato in media per inviare un documento via fax è di 8 minuti.
  9. Il coste medio per inviare un pacco tramite corriere è tra 5 e 12€
  10. Il costo dello spazio per l’ufficio si è incrementato in un 19%.

Dopo tutti questi dati ci sarà ancora chi non noti i vantaggi della gestione documentale e la conservazione sostitutiva?

Gli sbagli della posta elettronica

La posta elettronica è diventata uno degli strumenti tecnologici più utilizzati nel mondo delle aziende. Dato che siamo coscienti della sua necessità e importanza, è importante definire qual è la sua principale utilità: la comunicazione.

Si può dire che non solo è la più importante delle sue utilità ma anche l’unica. La posta elettronica soddisfa alla perfezione la funzione per cui è stata sviluppata grazie all’asincronia o la comunicazione bilaterale istantanea, io ti scrivo e tu mi rispondi (o lo leggi) quando vuoi o puoi.

La posta elettronica viene usata anche per tante altre attività nelle aziende creando a volte una mancanza di effettività e di efficienza nella gestione dei documenti.

Questi sono alcuni degli esempi in cui si usa la posta elettronica in modo sbagliato:

  • Uso come gestore documentale (ECM): chi non ha mai ricevuto una posta elettronica con un documento allegato per la sua revisione o convalida? Questo tipo di azione danneggia il funzionamento globale della gestione documentale. La posta si sovraccarica di copie del documento: quella che s’invia, quella che si riceve e tutte le copie per i mittenti allegati e i corrispondenti inoltri. Questo non è l’unico problema giacché diventa impossibile sapere qual è l’ultima e corretta versione del documento. Le cose si complicano ancora di più se c’è bisogno di trovare il documento, i soggetti non aiutano molto e si perdono ore e ore al mese cercando un documento che dovrebbe essere rivisto.
  • Uso come gestore delle relazioni con i clienti (CRM): sono molte le aziende dove i dipendenti hanno le loro liste di contatti nel loro servizio di posta elettronica. Il primo inconveniente di questo è che ogni dipendente ha un proprio data base senza avere la possibilità di condividerlo con i suoi compagni. La posta elettronica viene anche usata per sapere quando è stata l’ultima volta in cui si è contattato un cliente, quando è stato inviato l’ultimo preventivo o quando si dovrebbe contattare di nuovo una persona. Definitivamente, queste non sono le funzioni della posta elettronica, sono compiti di un Gestore delle Relazioni con i Clienti, CRM.

Ci sono molti altri usi sbagliati come l’uso come agenda o come strumento per conoscere l’evoluzione di eventi o progetti. Le statistiche dicono che riceviamo una media di 18 MB di posta elettronica per persona al giorno, circa 133 e-mail ricevuti/inviati per utente al giorno.

Volete consigli e conoscere le migliori pratiche nella gestione della posta elettronica e dei suoi documenti allegati? Contatta Dotcom, specialista nella gestione documentale.

Gestione documentale con la “D”

Benvenuti a un nuovo post nel nostro glossario della gestione documentale. Oggi presentiamo tutti i termini relativi alla gestione documentale che iniziano con la lettera D.

DBpedia: è un motore di ricerca semantico. La DBpedia prende informazioni da Wikipedia e le converte in un web semantico, cioè, costruisce relazioni tra dati per creare nuovi significati e così permettere ricerche molto più complesse. I dati di Wikipedia sono categorizzati ed etichettati automaticamente grazie alla DBpedia. Questo strumento ha una gran importanza nella gestione documentale quando parliamo di etichettatura automatica di documenti a seconda del loro contenuto. I gestori documentali intelligenti sono capaci di comunicare con questo strumento o altri sistemi come OpenCalais per realizzare annotazioni automatiche nei documenti (vedi Autotagging o etichettatura automatico).

Delivery: questa è la fase della gestione dei contenuti aziendali in cui consegniamo e distribuiamo l’informazione che si trova documentata nel nostro sistema. Delivery comprende tutte le uscite d’informazione prodotte nel nostro sistema di gestione documentale.  Delivery è la consegna di informazioni agli utenti del sistema; devono essere considerate 3 diverse azioni: trasformazione, sicurezza e distribuzione. La trasformazione si riferisce a dotare l’informazione contenuta nel sistema di un formato materiale, per esempio file PDF o XML. La sicurezza è la capacità di garantire l’integrità e l’origine dell’informazione generata (ad esempio firma digitale). La distribuzione si riferisce al modo in cui l’informazione è trasmessa agli altri, per esempio attraverso e-mail, web etc.

Digital Signature: o firma digitale in italiano. La firma digitale è una sequenza di caratteri che si aggiunge alla fine del corpo del messaggio che si vuole trasmettere sotto firma. Ci offre la possibilità di informare, manifestare una volontà con totale validità e sicurezza senza bisogno di essere presenti per stampare su carta la nostra firma manoscritta. Nell’attualità l’integrazione dei gestori documentali con le firme digitali è imprescindibile giacché al generarsi o ricevere documenti digitali vengono richiesti meccanismi che possano garantire la validità degli stessi.

Digitalizzazione: è il processo che, attraverso l’intervento della tecnologia, permette di convertire un documento cartaceo in uno digitale e integrare le immagini codificate del documento originale.

Disponibilità: un documento disponibile è quello che può essere localizzato, recuperato, presentato e interpretato.

DMS (Document Management System): sistema di gestione documentale o gestore documentale. Un gestore documentale è un software o applicazione che permette alle aziende di gestire tutti i loro flussi di documenti con una struttura logica per la loro conservazione e posteriore utilizzo. Questo tipo di applicazioni permettono alle aziende guadagnare velocità ed efficacia nella ricerca di documenti e generazione di contenuti.

Ci sono una gran quantità di gestori documentali nel mercato, alcuni a pagamento e altri gratuiti, alcuni offrono più possibilità degli altri ma tutti hanno come scopo aiutare le aziende ad eliminare la carta e rendere più efficiente e veloce la gestione dei documenti.

Documento: è un registro d’informazione in qualunque formato –carta, digitale- che ha importanza per il corretto funzionamento dei processi di un’organizzazione.

Documento elettronico: informazione contenuta in formato elettronico che può essere identificata e trattata.

Document Imaging: è il software per catturare, conservare e recuperare documenti indipendentemente del loro formato originale. È parte dell’Enterprise Content Managment (Gestione dei Contenuti Aziendali). Tra gli esempi più conosciuti del document Imaging possiamo segnalare le applicazioni OCR.

Document Management: congiunto di norme tecniche e pratiche che si utilizzano per amministrare il flusso di documenti in un’azienda. Questo si traduce in semplicità, velocità e risparmio nell’accesso e conservazione dell’informazione di un’azienda. La gestione documentale aiuta le aziende a realizzare un’adeguata gestione del ciclo di vita dei documenti.