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Gestione documentale con la “C”

Oggi arriva il terzo articolo del nostro glossario di gestione documentale, vi lasciamo con tutte le parole relazionate con il mondo della gestione documentale che iniziano con la lettera C.

Capture (cattura): questa è la prima fase del ciclo di vita del contenuto secondo la teoria dell’ “Enterprise Content Managment”. Al voler inserire contenuti in un sistema di gestione possiamo trovare 2 situazioni diverse: abbiamo i contenuti in formato cartaceo o li abbiamo in formato digitale ma senza essere strutturati. Per applicare l’ECM prima di tutto bisogna convertire i documenti cartacei in documenti elettronici attraverso le tecnologie OCR e ICR. Quando finalmente tutti i documenti sono in formato digitale dobbiamo affrontare il prossimo problema, devono essere inseriti in un struttura logica che permetta la loro gestione efficace. Questo si fa attraverso l’attribuzione dei metadati, che sono delle etichette che raggruppano i documenti secondo un criterio che, generalmente, è il contenuto. Grazie all’informazione che apportano i metadati, il sintema di gestione classificherà automaticamente i documenti nel posto adeguato. Quando finalmente possiamo dire che i documenti sono nel nostro sistema di gestione e sono ordinati logicamente possiamo dire che il processo di cattura è stato finito.

Categorizzazione: nella fase di Cattura nell’ECM, c’è una sotto-fase chiamata categorizzazione. Questo si riferisce all’organizzazione dei contenuti o documenti in gruppi logici, che come abbiamo detto prima si fa quasi sempre in funzione del suo contenuto.

CMS (Content Managment System): chiunque avrà ascoltato almeno una volta il nome di un CMS, tra i più conosciuti possiamo segnalare Drupal, Joomla e WordPress. Questo termine in italiano significa Sistema di Gestione dei Contenuti. Un CMS è un’applicazione informatica con una struttura che permette la creazione e posteriore gestione dei contenuti web (pubblicazione, edizione, classificazione, etc). I contenuti generati con l’aiuto del gestore si memorizzano in un database che si aggiorna ogni volta che editiamo, cancelliamo o creiamo nuovi contenuti. I CMS facilitano agli utenti il lavoro perché offrono una struttura funzionale, efficiente e personalizzabile. La gestione dei contenuti o gestione documentale deve interagire molte volte con l’informazione prodotta nel web, o offrire delle intefacce per permettere che utenti esterni (a coloro non vogliamo permettere l’accesso al nostro gestore documentale interno) possano caricare contenuti o documentazione al gestore.

CMIS (Content Managment Interoperability Services): significa Servizi d’interoperabilità della Gestione dei Contenuti, ed è lo standard che permette interagire alle diverse applicazioni di DMS (Document Managmetn System). CMIS offre un set di servizi web che permettono lo scambio di dati e informazioni e facilitano l’interoperabilità tra gestori documentali.

Collaboration Tools: permettono ai diversi utenti di lavorare sullo stesso contenuto in un ambiente comune. Basicamente, gli strumenti collaborativi permettono a vari utenti di lavorare insieme in un ambiente virtuale condiviso senza bisogno che siano tutti presenti nello stesso posto fisico. Esempi di questi sarebbero i fori, RSS, Google Docs, etc.

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Come liberarsi della carta

L’implementazione della gestione elettronica dei documenti può davvero liberarti della carta?

Se hai intenzione di creare un archivio elettronico unificato documentale per la tua azienda, puoi fare uso delle”oasi” documentali che sono in grado di dare risposta a necessità specifiche.

Scegliendo una soluzione appropriata, saranno proprio queste “oasi” a creare il punto di distacco per il passaggio a una gestione documentale elettronica integrata.

Il passaggio seguente: la conservazione sostitutiva

I documenti contabili e fiscali dell’azienda rappresentano il costo maggiore di gestione documentale.  Per ridurre questo costo efficientemente, l’azienda può trovare più conveniente gestire in modo elettronico tutta la documentazione contabile e fiscale. L’innovazione sta nella conservazione sostitutiva – una direttiva completamente elettronica di gestione documentale, applicabile anche alla documentazione fiscale e contabile.

Esiste soltanto una semplice regola: Il documento elettronico deve seguire le norme della conservazione sostitutiva per poter sostituire la carta.

La conservazione sostitutiva è in grado di fornire un valore legale al documento elettronico se è firmato digitalmente. Il risultato si ottiene utilizzando un dispositivo di firma con un certificato digitale di sottoscrizione (per l’elenco dei soggetti autorizzati di accordare certificati vai a www.cnipa.gov.it).

Un sistema di gestione documenti efficace dovrebbe essere fornito di strumenti che permettono di firmare in modo digitale i documenti indirizzati alla conservazione sostitutiva.

Quanto costa la gestione documentale tradizionale?

Perche passare dalla gestione documentale tradizionale a quell’elettronica? Oltre a facilitare il processo di organizzazione, la gestione documentale elettronica ti fa risparmiare! Sapevi quando costa veramente, usare un sistema tradizionale di gestione documentale?

…Ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all’anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti, generalmente un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro…”  – Wikipedia

Perche spendere di più, quando puoi facilitare il processo avendo la buona qualità e il prezzo giusto allo stesso tempo? Trova informazioni dettagliate su come gestire i tuoi documenti con sistemi elettronici a questo collegamento: Gestione Documentale

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