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Gestione di espedienti elettronici

Aziende del settore dell’educazione, del settore finanziario, consulenti, etc., organizzano i loro documenti attraverso gli espedienti. Un espediente non è altro che un set di documenti relazionati tra di loro attraverso un tema comune. È anche frequente che questi espedienti si trovino associati a determinati passi o processi che si devono realizzare sempre allo stesso modo.

Come vedete, gli espedienti hanno le loro particolarità e queste particolarità generano per le aziende che li gestiscono problemi organizzativi concreti. Vediamone alcuni:

  • Gestire espedienti significa, normalmente, lavorare con un gran volume di documenti. I problemi relazionati con la quantità di documenti peggiora esponenzialmente se questi documenti si trovano in formato cartaceo.
  • I passi che devono seguire i documenti si compongono di attività interdipendenti. Qualsiasi errore durante il flusso di esecuzione delle attività sfocia in un passo che porta dei risultati non desiderati.

Le aziende con queste caratteristiche sanno bene che hanno bisogno dell’aiuto di un sistema di gestione documentale e molte l’hanno già implementato, ma qui nasce il seguente problema: non tutti i gestori documentali sono sviluppati per la gestione specifica degli espedienti.

E questo, ovviamente, significa che queste aziende e i loro gestori dovranno cercare in tutti i modi di adattare le possibilità del gestore alla gestione della sua struttura logica di espedienti. A volte saranno fatti sforzi inutili in attività che non apportano nessun valore aggiunto e perderanno tutta la potenzialità che un gestore di espedienti potrebbe offrirgli.

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