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Gestione documentale con la “D”

Benvenuti a un nuovo post nel nostro glossario della gestione documentale. Oggi presentiamo tutti i termini relativi alla gestione documentale che iniziano con la lettera D.

DBpedia: è un motore di ricerca semantico. La DBpedia prende informazioni da Wikipedia e le converte in un web semantico, cioè, costruisce relazioni tra dati per creare nuovi significati e così permettere ricerche molto più complesse. I dati di Wikipedia sono categorizzati ed etichettati automaticamente grazie alla DBpedia. Questo strumento ha una gran importanza nella gestione documentale quando parliamo di etichettatura automatica di documenti a seconda del loro contenuto. I gestori documentali intelligenti sono capaci di comunicare con questo strumento o altri sistemi come OpenCalais per realizzare annotazioni automatiche nei documenti (vedi Autotagging o etichettatura automatico).

Delivery: questa è la fase della gestione dei contenuti aziendali in cui consegniamo e distribuiamo l’informazione che si trova documentata nel nostro sistema. Delivery comprende tutte le uscite d’informazione prodotte nel nostro sistema di gestione documentale.  Delivery è la consegna di informazioni agli utenti del sistema; devono essere considerate 3 diverse azioni: trasformazione, sicurezza e distribuzione. La trasformazione si riferisce a dotare l’informazione contenuta nel sistema di un formato materiale, per esempio file PDF o XML. La sicurezza è la capacità di garantire l’integrità e l’origine dell’informazione generata (ad esempio firma digitale). La distribuzione si riferisce al modo in cui l’informazione è trasmessa agli altri, per esempio attraverso e-mail, web etc.

Digital Signature: o firma digitale in italiano. La firma digitale è una sequenza di caratteri che si aggiunge alla fine del corpo del messaggio che si vuole trasmettere sotto firma. Ci offre la possibilità di informare, manifestare una volontà con totale validità e sicurezza senza bisogno di essere presenti per stampare su carta la nostra firma manoscritta. Nell’attualità l’integrazione dei gestori documentali con le firme digitali è imprescindibile giacché al generarsi o ricevere documenti digitali vengono richiesti meccanismi che possano garantire la validità degli stessi.

Digitalizzazione: è il processo che, attraverso l’intervento della tecnologia, permette di convertire un documento cartaceo in uno digitale e integrare le immagini codificate del documento originale.

Disponibilità: un documento disponibile è quello che può essere localizzato, recuperato, presentato e interpretato.

DMS (Document Management System): sistema di gestione documentale o gestore documentale. Un gestore documentale è un software o applicazione che permette alle aziende di gestire tutti i loro flussi di documenti con una struttura logica per la loro conservazione e posteriore utilizzo. Questo tipo di applicazioni permettono alle aziende guadagnare velocità ed efficacia nella ricerca di documenti e generazione di contenuti.

Ci sono una gran quantità di gestori documentali nel mercato, alcuni a pagamento e altri gratuiti, alcuni offrono più possibilità degli altri ma tutti hanno come scopo aiutare le aziende ad eliminare la carta e rendere più efficiente e veloce la gestione dei documenti.

Documento: è un registro d’informazione in qualunque formato –carta, digitale- che ha importanza per il corretto funzionamento dei processi di un’organizzazione.

Documento elettronico: informazione contenuta in formato elettronico che può essere identificata e trattata.

Document Imaging: è il software per catturare, conservare e recuperare documenti indipendentemente del loro formato originale. È parte dell’Enterprise Content Managment (Gestione dei Contenuti Aziendali). Tra gli esempi più conosciuti del document Imaging possiamo segnalare le applicazioni OCR.

Document Management: congiunto di norme tecniche e pratiche che si utilizzano per amministrare il flusso di documenti in un’azienda. Questo si traduce in semplicità, velocità e risparmio nell’accesso e conservazione dell’informazione di un’azienda. La gestione documentale aiuta le aziende a realizzare un’adeguata gestione del ciclo di vita dei documenti.

Il costo della firma manuale per le aziende

Quasi nessun esecutivo si ferma a pensare al costo che suppone firmare un documento di proprio pugno per l’azienda per cui lavora. Tanto nelle grandi come nelle piccole aziende centinaia di documenti vengono firmati ogni giorno dato che è un processo fondamentale nel funzionamento delle organizzazioni. È la forma attraverso cui si autorizzano, approvano o convalidano i documenti o gli accordi.

Documenti della direzione, documenti che richiedono sicurezza, documenti dal personale, contratti, ordini di lavoro, report, corrispondenza esterna, preventivi, proposte di vendita, solleciti e tramiti con il Ministero delle finanze, pagamento di tasse e fatture in generale, sono alcuni dei documenti che richiedono una firma per essere considerati legittimi.

Firmare documenti manualmente costa, e costa più da quanto la gente possa immaginare. I documenti firmati a mano devono prima essere stampati e successivamente scannerizzati per essere archiviati in formato digitale, a volte devono anche essere inviati per posta quando il destinatario non si trova nella stessa area geografica, devono essere archiviati in archivi cartacei se c’è la necessità di conservare il documento originale, e tutte queste operazioni hanno un costo, non solo di denaro ma anche di tempo.

I costi sono ovvi: toner per la stampante, carta, messaggistica tradizionale… ma ci sono anche altri costi meno ovvi come il costo del software delle stampanti, il mantenimento di questi dispositivi, mantenimento di rete, costo derivato dallo spazio fisico che non può essere utilizzato per altre finalità e il costo derivato dalla possibile perdita di documentazione.

Le cifre sono facili da calcolare, approssimativamente, la stampa di una pagina cartacea ha un costo di 0,02 €, dopodiché c’è solo bisogno di moltiplicare per il numero di documenti che sono stampati quotidianamente nella propria azienda.

È stimato che la quantità che spendono le aziende nella gestione dei documenti cartacei  va dal 3 al 4% della sua fatturazione annuale! Se ancora non ha un sistema di gestione documentale implementato deve sapere che sta perdendo denaro, e tra poco la gestione documentale e la firma digitale smetteranno di essere una miglior soluzione e diventeranno una necessità.

Firma elettronica: documenti sicuri e integri

Le principali caratteristiche che possiede la firma elettronica sono: integrità, autenticità e confidenzialità.

Qual è la prima cosa che si vuole sapere nell’aprire un documento archiviato da giorni, settimane e anni?

Ovviamente vogliamo sapere che non sia stato modificato, che il documento sia l’originale e non una versione in cui si sono stati modificate informazioni come cifre, date o il nome di una persona. Vogliamo sapere che nessuno abbia modificato il documento nel tempo trascorso, sia breve o lungo, dalla sua creazione e archiviazione. Cioè, il programma di gestione documentale deve garantire l’integrità dell’informazione contenuta nel documento, e questo avviene attraverso la firma elettronica o digitale.

Quando firmiamo un documento utilizzando un certificato digitale, il processo di firma crea un secondo documento che contiene l’informazione della persona che firma (quella contenuta nel suo certificato) e del documento (un piccolo riassunto codificato). Questo documento ausiliare si deve salvare insieme al documento firmato, tra l’altro alcuni sistemi di firma li uniscono per creare un nuovo file con le due parti. L’importante è che quando più in avanti consulteremo il documento, all’aprirlo, il processo di apertura comparerà l’informazione contenuta nel file ausiliario con un nuovo riassunto del documento principale essendo capace di assicurarci che questo non è stato modificato in alcun modo.

L’integrità è la prima caratteristica da menzionare giacché è la più importante tra tutte le necessità di sicurezza.