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Posts Tagged ‘posta elettronica’

Alcuni dati sulla gestione documentale

Vi presentiamo 10 dati sul valore della gestione documentale:

  1. Le aziende spendono circa 15€ per presentare un documento, circa 85€ per trovare un documento mal archiviato e circa 180€ per riprodurre un documento perso.
  2. Il 7,5% dei documenti si perde e il 3% si archivia in modo sbagliato impossibilitando la sua consultazione istantanea.
  3. I lavoratori impiegano tra un 5% e un 15% del loro tempo nella lettura di informazioni, ma fino a un 50% cercandole.
  4. Un documento si fotocopia in media almeno 19 volte in tutta la sua “vita” utile.
  5. Ci sono più di 4 miliardi di documenti cartacei solo negli Stati Uniti e aumentano di un 22% ogni anno .
  6. I lavoratori delle aziende ricevevano 18 megabytes (MB) di e-mail per giorno nel 2007. I dati previsti per il 2011 prevedono che questa cifra cresca a più di 28 MB al giorno nel 2011.
  7.  Un lavoratore generico riceve e invia una media di 133 messaggi di posta elettronica al giorno.
  8. Un fax costa circa 4300€ e il tempo impiegato in media per inviare un documento via fax è di 8 minuti.
  9. Il coste medio per inviare un pacco tramite corriere è tra 5 e 12€
  10. Il costo dello spazio per l’ufficio si è incrementato in un 19%.

Dopo tutti questi dati ci sarà ancora chi non noti i vantaggi della gestione documentale e la conservazione sostitutiva?

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Gli sbagli della posta elettronica

La posta elettronica è diventata uno degli strumenti tecnologici più utilizzati nel mondo delle aziende. Dato che siamo coscienti della sua necessità e importanza, è importante definire qual è la sua principale utilità: la comunicazione.

Si può dire che non solo è la più importante delle sue utilità ma anche l’unica. La posta elettronica soddisfa alla perfezione la funzione per cui è stata sviluppata grazie all’asincronia o la comunicazione bilaterale istantanea, io ti scrivo e tu mi rispondi (o lo leggi) quando vuoi o puoi.

La posta elettronica viene usata anche per tante altre attività nelle aziende creando a volte una mancanza di effettività e di efficienza nella gestione dei documenti.

Questi sono alcuni degli esempi in cui si usa la posta elettronica in modo sbagliato:

  • Uso come gestore documentale (ECM): chi non ha mai ricevuto una posta elettronica con un documento allegato per la sua revisione o convalida? Questo tipo di azione danneggia il funzionamento globale della gestione documentale. La posta si sovraccarica di copie del documento: quella che s’invia, quella che si riceve e tutte le copie per i mittenti allegati e i corrispondenti inoltri. Questo non è l’unico problema giacché diventa impossibile sapere qual è l’ultima e corretta versione del documento. Le cose si complicano ancora di più se c’è bisogno di trovare il documento, i soggetti non aiutano molto e si perdono ore e ore al mese cercando un documento che dovrebbe essere rivisto.
  • Uso come gestore delle relazioni con i clienti (CRM): sono molte le aziende dove i dipendenti hanno le loro liste di contatti nel loro servizio di posta elettronica. Il primo inconveniente di questo è che ogni dipendente ha un proprio data base senza avere la possibilità di condividerlo con i suoi compagni. La posta elettronica viene anche usata per sapere quando è stata l’ultima volta in cui si è contattato un cliente, quando è stato inviato l’ultimo preventivo o quando si dovrebbe contattare di nuovo una persona. Definitivamente, queste non sono le funzioni della posta elettronica, sono compiti di un Gestore delle Relazioni con i Clienti, CRM.

Ci sono molti altri usi sbagliati come l’uso come agenda o come strumento per conoscere l’evoluzione di eventi o progetti. Le statistiche dicono che riceviamo una media di 18 MB di posta elettronica per persona al giorno, circa 133 e-mail ricevuti/inviati per utente al giorno.

Volete consigli e conoscere le migliori pratiche nella gestione della posta elettronica e dei suoi documenti allegati? Contatta Dotcom, specialista nella gestione documentale.