Archivio recente VS archivio storico

Questi archivi sono i due tipi con cui si lavora nella gestione documentale, la loro finalità e quindi la loro gestione deve essere fatta in modo diverso.

Il primo tipo può essere definito generalmente come composto da quei documenti su cui si sta lavorando, che si consultano con frequenza, che sono stati introdotti nel sistema di gestione documentale dall’inizio e che sono sempre aggiornati.

L’archivio storico è invece composto da tutti i documenti su cui conta l’azienda dalla sua fondazione. È composto da fatture, documenti legali, pagamento di tasse, buste paga dei dipendenti…

Questi due archivi sono diversi e non devono essere trattati come uno stesso progetto, quello che serve per uno non è necessariamente adeguato anche per l’altro.

L’archivio recente, chiamato anche vivo, si consulta continuamente, si aggiorna e cresce. La finalità principale della gestione documentale dell’archivio recente è facilitare la manipolazione dei documenti, apportando agilità nella distribuzione ad altri, per inviare per posta, stampare o copiare documenti e garantisce inoltre che solo le persone autorizzate possano accedere all’informazione.

Invece, la finalità principale di digitalizzare un archivio storico è liberare lo spazio.

È utile conservare ordinati i due tipi di archivio perché non si sa mai quando dovranno essere consultati!