Quanto costa digitalizzare il mio archivio?

Ci sono molti motivi per cui avviare un sistema di gestione documentale. Il più evidente è il miglioramento della produttività nella gestione della documentazione: ricerche veloci, condivisione tra gli utenti, classificazione intelligente. È normale soprattutto in periodo di crisi che i clienti siano interessati a conoscere i costi della digitalizzazione del loro archivio cartaceo.

Lo spazio si è convertito in un bene di lusso e questo è uno dei motivi principali che spingono le aziende ad adottare un sistema di gestione documentale. Il costo del programma di gestione documentale per elevato che sia non sarà mai paragonabile al costo della digitalizzazione dell’archivio, il programma s’installa facilmente nel pc mentre la digitalizzazione richiede un team di persone che si occupino di farlo. Da questo si deducono subito due conclusioni: calcolare il costo della digitalizzazione è molto importante per valutare un progetto e conviene istallare un buon programma di gestione documentale.

Il problema è che il costo della digitalizzazione dell’archivio non è facile da calcolare in un primo momento se non si dispone di tutta l’informazione necessaria, sarebbe come chiedere a un architetto quanto potrebbe costare costruire una casa senza dirgli quante stanze vogliamo, le qualità dei lavori, se vogliamo una piscina o quanti metri quadrati si debbano costruire. Non si può dire quanto costa una casa in generale, si può dire quanto è costata una casa determinata; lo stesso accade con gli archivi.

I clienti vogliono sempre farsi un’idea di che quantità stiamo parlando ma per questo è necessario conoscere tutti i dettagli dell’archivio da digitalizzare. C’è un modo che ci potrebbe servire a  calcolare il tempo (che sarebbe il costo, in ore/persone) in un modo molto pratico: basta recarsi presso l’ufficio del cliente e chiedergli un fascicolo rappresentativo (un documento basico dell’archivio), si digitalizza e indicizza e si misura il tempo necessario. Se questo tempo si moltiplica per il totale di fascicoli si ottiene il tempo necessario per digitalizzare tutto l’archivio.

In ogni caso, anche se la difficoltà di stimare un valore con certe garanzie è elevata e si può restare sorpresi dal numero che si ottiene dalla moltiplicazione, vale la pena fare questo semplice calcolo.

 

Alcuni dati sulla gestione documentale

Vi presentiamo 10 dati sul valore della gestione documentale:

1. Le aziende spendono circa 15€ per presentare un documento, circa 85€ per trovare un documento mal archiviato e circa 180€ per riprodurre un documento perso.
2. Il 7,5% dei documenti si perde e il 3% si archivia in modo sbagliato impossibilitando la sua consultazione istantanea.
3. I lavoratori impiegano tra un 5% e un 15% del loro tempo nella lettura di informazioni, ma fino a un 50% cercandole.
4. Un documento si fotocopia in media almeno 19 volte in tutta la sua “vita” utile.
5. Ci sono più di 4 miliardi di documenti cartacei solo negli Stati Uniti e aumentano di un 22% ogni anno .
6. I lavoratori delle aziende ricevevano 18 megabytes (MB) di e-mail per giorno nel 2007. I dati previsti per il 2011 prevedono che questa cifra cresca a più di 28 MB al giorno nel 2011.
7.  Un lavoratore generico riceve e invia una media di 133 messaggi di posta elettronica al giorno.
8. Un fax costa circa 4300€ e il tempo impiegato in media per inviare un documento via fax è di 8 minuti.
9. Il coste medio per inviare un pacco tramite corriere è tra 5 e 12€
10. Il costo dello spazio per l’ufficio si è incrementato in un 19%.

Dopo tutti questi dati ci sarà ancora chi non noti i vantaggi della gestione documentale e la conservazione sostitutiva?

Gli sbagli della posta elettronica

La posta elettronica è diventata uno degli strumenti tecnologici più utilizzati nel mondo delle aziende. Dato che siamo coscienti della sua necessità e importanza, è importante definire qual è la sua principale utilità: la comunicazione.

Si può dire che non solo è la più importante delle sue utilità ma anche l’unica. La posta elettronica soddisfa alla perfezione la funzione per cui è stata sviluppata grazie all’asincronia o la comunicazione bilaterale istantanea, io ti scrivo e tu mi rispondi (o lo leggi) quando vuoi o puoi.

La posta elettronica viene usata anche per tante altre attività nelle aziende creando a volte una mancanza di effettività e di efficienza nella gestione dei documenti.

Questi sono alcuni degli esempi in cui si usa la posta elettronica in modo sbagliato:

• Uso come gestore documentale (ECM): chi non ha mai ricevuto una posta elettronica con un documento allegato per la sua revisione o convalida? Questo tipo di azione danneggia il funzionamento globale della gestione documentale. La posta si sovraccarica di copie del documento: quella che s’invia, quella che si riceve e tutte le copie per i mittenti allegati e i corrispondenti inoltri. Questo non è l’unico problema giacché diventa impossibile sapere qual è l’ultima e corretta versione del documento. Le cose si complicano ancora di più se c’è bisogno di trovare il documento, i soggetti non aiutano molto e si perdono ore e ore al mese cercando un documento che dovrebbe essere rivisto.

• Uso come gestore delle relazioni con i clienti (CRM): sono molte le aziende dove i dipendenti hanno le loro liste di contatti nel loro servizio di posta elettronica. Il primo inconveniente di questo è che ogni dipendente ha un proprio data base senza avere la possibilità di condividerlo con i suoi compagni. La posta elettronica viene anche usata per sapere quando è stata l’ultima volta in cui si è contattato un cliente, quando è stato inviato l’ultimo preventivo o quando si dovrebbe contattare di nuovo una persona. Definitivamente, queste non sono le funzioni della posta elettronica, sono compiti di un Gestore delle Relazioni con i Clienti, CRM.

Ci sono molti altri usi sbagliati come l’uso come agenda o come strumento per conoscere l’evoluzione di eventi o progetti. Le statistiche dicono che riceviamo una media di 18 MB di posta elettronica per persona al giorno, circa 133 e-mail ricevuti/inviati per utente al giorno.

Volete consigli e conoscere le migliori pratiche nella gestione della posta elettronica e dei suoi documenti allegati? Contatta Dotcom, specialista nella gestione documentale.

Gestione documentale con la “E”

Nuovo post nel nostro glossario di gestione documentale, questa volta tutti i termini relativi alla gestione documentale che iniziano con la “E”.

E-fattura: ha le stesse funzioni di una fattura cartacea ma può essere generata e trasmessa eelettronicamente  con totale fiducia e sicurezza. Le fatture elettroniche o E-Fatture ottengono la loro validità dalle piattaforme di firma elettronica che garantiscono l’integrità del documento e identificano chi l’ha emesso. La fattura elettronica è sempre più frequente grazie al boom dell’e-commerce e sta ricevendo un gran supporto dalle autorità europee.

Electronic Record Management System (EDRMS o ERMS): sono sistemi informatici sviluppati per gestire documenti. Questi sistemi conservano il contenuto dei documenti, le strutture e le relazioni tra i dati per mantenere i documenti sempre accessibili.

E-mail management (EMM): quando si ricevono centinaia di mail al giorno che contengono documenti o informazioni importanti per l’azienda bisogna gestirle bene. Esistono software specializzati per la gestione delle mail inviate e ricevute dai lavoratori di un’azienda. Questi sistemi possono catturare i metadati associati a una mail e possono gestire l’accesso a questi e classificarli a seconda del contenuto.

ERP: Enterprise Resource Planning o software di Pianificazione delle Risorse Aziendali, sono applicazioni informatiche integrali che permettono di gestire le informazioni riguardanti i processi produttivi di un’azienda, automatizzando le attività quotidiane. Sono abituali nella gestione di processi contabili, logistici, finanziari, di risorse umane, etc. I gestori documentali devono essere in grado di interagire con queste applicazioni giacché costituiscono le porte d’ entrata della documentazione essendo allo stesso tempo riceventi delle informazioni contenute nel gestore.

Etichette (Tag): un‘etichetta è un determinato segno che è stato lasciato in un determinato elemento per identificarlo. Possiamo capirlo meglio nel caso dei documenti riferendoci a parole chiave. La loro funzione è facilitare la navigazione e le ricerche di documenti. Sono un gran vantaggio al momento di categorizzare i documenti giacché sono molto più flessibili della tipica classificazione in base a categorie.

 Espediente o Unità Documentale Composta: unità d’informazione costituita da vari documenti che hanno tra di loro una relazione logica, qualsiasi essa sia, come ad esempio lo stesso individuo, attività, tramite etc.

Gestione di espedienti elettronici

Aziende del settore dell’educazione, del settore finanziario, consulenti, etc., organizzano i loro documenti attraverso gli espedienti. Un espediente non è altro che un set di documenti relazionati tra di loro attraverso un tema comune. È anche frequente che questi espedienti si trovino associati a determinati passi o processi che si devono realizzare sempre allo stesso modo.

Come vedete, gli espedienti hanno le loro particolarità e queste particolarità generano per le aziende che li gestiscono problemi organizzativi concreti. Vediamone alcuni:

• Gestire espedienti significa, normalmente, lavorare con un gran volume di documenti. I problemi relazionati con la quantità di documenti peggiora esponenzialmente se questi documenti si trovano in formato cartaceo.
• I passi che devono seguire i documenti si compongono di attività interdipendenti. Qualsiasi errore durante il flusso di esecuzione delle attività sfocia in un passo che porta dei risultati non desiderati.

Le aziende con queste caratteristiche sanno bene che hanno bisogno dell’aiuto di un sistema di gestione documentale e molte l’hanno già implementato, ma qui nasce il seguente problema: non tutti i gestori documentali sono sviluppati per la gestione specifica degli espedienti.

E questo, ovviamente, significa che queste aziende e i loro gestori dovranno cercare in tutti i modi di adattare le possibilità del gestore alla gestione della sua struttura logica di espedienti. A volte saranno fatti sforzi inutili in attività che non apportano nessun valore aggiunto e perderanno tutta la potenzialità che un gestore di espedienti potrebbe offrirgli.

Dotcom, azienda specializzata nella gestione documentale, vi offre soluzioni adatte ai vostri bisogni, consultate uno dei suoi esperti per la migliore gestione di espedienti possibile!

Gestione documentale con la “D”

Benvenuti a un nuovo post nel nostro glossario della gestione documentale. Oggi presentiamo tutti i termini relativi alla gestione documentale che iniziano con la lettera D.

DBpedia: è un motore di ricerca semantico. La DBpedia prende informazioni da Wikipedia e le converte in un web semantico, cioè, costruisce relazioni tra dati per creare nuovi significati e così permettere ricerche molto più complesse. I dati di Wikipedia sono categorizzati ed etichettati automaticamente grazie alla DBpedia. Questo strumento ha una gran importanza nella gestione documentale quando parliamo di etichettatura automatica di documenti a seconda del loro contenuto. I gestori documentali intelligenti sono capaci di comunicare con questo strumento o altri sistemi come OpenCalais per realizzare annotazioni automatiche nei documenti (vedi Autotagging o etichettatura automatico).

Delivery: questa è la fase della gestione dei contenuti aziendali in cui consegniamo e distribuiamo l’informazione che si trova documentata nel nostro sistema. Delivery comprende tutte le uscite d’informazione prodotte nel nostro sistema di gestione documentale.  Delivery è la consegna di informazioni agli utenti del sistema; devono essere considerate 3 diverse azioni: trasformazione, sicurezza e distribuzione. La trasformazione si riferisce a dotare l’informazione contenuta nel sistema di un formato materiale, per esempio file PDF o XML. La sicurezza è la capacità di garantire l’integrità e l’origine dell’informazione generata (ad esempio firma digitale). La distribuzione si riferisce al modo in cui l’informazione è trasmessa agli altri, per esempio attraverso e-mail, web etc.

Digital Signature: o firma digitale in italiano. La firma digitale è una sequenza di caratteri che si aggiunge alla fine del corpo del messaggio che si vuole trasmettere sotto firma. Ci offre la possibilità di informare, manifestare una volontà con totale validità e sicurezza senza bisogno di essere presenti per stampare su carta la nostra firma manoscritta. Nell’attualità l’integrazione dei gestori documentali con le firme digitali è imprescindibile giacché al generarsi o ricevere documenti digitali vengono richiesti meccanismi che possano garantire la validità degli stessi.

Digitalizzazione: è il processo che, attraverso l’intervento della tecnologia, permette di convertire un documento cartaceo in uno digitale e integrare le immagini codificate del documento originale.

Disponibilità: un documento disponibile è quello che può essere localizzato, recuperato, presentato e interpretato.

DMS (Document Management System): sistema di gestione documentale o gestore documentale. Un gestore documentale è un software o applicazione che permette alle aziende di gestire tutti i loro flussi di documenti con una struttura logica per la loro conservazione e posteriore utilizzo. Questo tipo di applicazioni permettono alle aziende guadagnare velocità ed efficacia nella ricerca di documenti e generazione di contenuti.

Ci sono una gran quantità di gestori documentali nel mercato, alcuni a pagamento e altri gratuiti, alcuni offrono più possibilità degli altri ma tutti hanno come scopo aiutare le aziende ad eliminare la carta e rendere più efficiente e veloce la gestione dei documenti.

Documento: è un registro d’informazione in qualunque formato –carta, digitale- che ha importanza per il corretto funzionamento dei processi di un’organizzazione.

Documento elettronico: informazione contenuta in formato elettronico che può essere identificata e trattata.

Document Imaging: è il software per catturare, conservare e recuperare documenti indipendentemente del loro formato originale. È parte dell’Enterprise Content Managment (Gestione dei Contenuti Aziendali). Tra gli esempi più conosciuti del document Imaging possiamo segnalare le applicazioni OCR.

Document Management: congiunto di norme tecniche e pratiche che si utilizzano per amministrare il flusso di documenti in un’azienda. Questo si traduce in semplicità, velocità e risparmio nell’accesso e conservazione dell’informazione di un’azienda. La gestione documentale aiuta le aziende a realizzare un’adeguata gestione del ciclo di vita dei documenti.

Gestione documentale con la “C”

Oggi arriva il terzo articolo del nostro glossario di gestione documentale, vi lasciamo con tutte le parole relazionate con il mondo della gestione documentale che iniziano con la lettera C.

Capture (cattura): questa è la prima fase del ciclo di vita del contenuto secondo la teoria dell’ “Enterprise Content Managment”. Al voler inserire contenuti in un sistema di gestione possiamo trovare 2 situazioni diverse: abbiamo i contenuti in formato cartaceo o li abbiamo in formato digitale ma senza essere strutturati. Per applicare l’ECM prima di tutto bisogna convertire i documenti cartacei in documenti elettronici attraverso le tecnologie OCR e ICR. Quando finalmente tutti i documenti sono in formato digitale dobbiamo affrontare il prossimo problema, devono essere inseriti in un struttura logica che permetta la loro gestione efficace. Questo si fa attraverso l’attribuzione dei metadati, che sono delle etichette che raggruppano i documenti secondo un criterio che, generalmente, è il contenuto. Grazie all’informazione che apportano i metadati, il sintema di gestione classificherà automaticamente i documenti nel posto adeguato. Quando finalmente possiamo dire che i documenti sono nel nostro sistema di gestione e sono ordinati logicamente possiamo dire che il processo di cattura è stato finito.

Categorizzazione: nella fase di Cattura nell’ECM, c’è una sotto-fase chiamata categorizzazione. Questo si riferisce all’organizzazione dei contenuti o documenti in gruppi logici, che come abbiamo detto prima si fa quasi sempre in funzione del suo contenuto.

CMS (Content Managment System): chiunque avrà ascoltato almeno una volta il nome di un CMS, tra i più conosciuti possiamo segnalare Drupal, Joomla e WordPress. Questo termine in italiano significa Sistema di Gestione dei Contenuti. Un CMS è un’applicazione informatica con una struttura che permette la creazione e posteriore gestione dei contenuti web (pubblicazione, edizione, classificazione, etc). I contenuti generati con l’aiuto del gestore si memorizzano in un database che si aggiorna ogni volta che editiamo, cancelliamo o creiamo nuovi contenuti. I CMS facilitano agli utenti il lavoro perché offrono una struttura funzionale, efficiente e personalizzabile. La gestione dei contenuti o gestione documentale deve interagire molte volte con l’informazione prodotta nel web, o offrire delle intefacce per permettere che utenti esterni (a coloro non vogliamo permettere l’accesso al nostro gestore documentale interno) possano caricare contenuti o documentazione al gestore.

CMIS (Content Managment Interoperability Services): significa Servizi d’interoperabilità della Gestione dei Contenuti, ed è lo standard che permette interagire alle diverse applicazioni di DMS (Document Managmetn System). CMIS offre un set di servizi web che permettono lo scambio di dati e informazioni e facilitano l’interoperabilità tra gestori documentali.

Collaboration Tools: permettono ai diversi utenti di lavorare sullo stesso contenuto in un ambiente comune. Basicamente, gli strumenti collaborativi permettono a vari utenti di lavorare insieme in un ambiente virtuale condiviso senza bisogno che siano tutti presenti nello stesso posto fisico. Esempi di questi sarebbero i fori, RSS, Google Docs, etc.

Gestione documentale con la “B”

In questo nuovo articolo del nostro glossario daremo un’occhiata a tutti i termini della gestione documentale che iniziano con la lettera B.

Vi auguriamo un buon apprendimento, e ricordate che per ogni dubbio o suggerimento potete consultare i nostri esperti!

BarCode: conosciuto da noi come codice a barre, ci accompagna da quasi 60 anni, quando 3 americani registrarono il brevetto. I codici a barre si trovano in quasi tutti gli oggetti che tocchiamo, in ogni cosa che può essere commercializzata. Ma cosa è realmente un codice a barre? I codici a barre contengono diverse linee verticali di diverso spessore e con diversa spaziatura tra essi. Queste linee con gli spazi compresi, rappresentano, generalmente, caratteri alfanumerici. Grazie a questo è garantito che l’oggetto può essere identificato di forma unica in tutto il mondo.

La sua relazione con la gestione documentale è sempre più stretta. Ci sono delle aziende che implementano codici a barre per gestire documenti; permettono di riconoscere e distinguere i documenti ma anche realizzare un seguimento del flusso di un determinato documento nell’azienda. I sistemi informatici della gestione documentale permettono alle aziende di gestire con efficienza e di forma automatica la documentazione basata sul BarCode.

Business Intelligence: Conosciuta generalmente con l’acronimo BI, il suo obiettivo è perfezionare il processo decisionale generando situazioni di minore rischio. La BI si serve dei dati che provengono tanto dall’interno come dall’esterno dell’organizzazione, li processa per convertirli in informazione e dopo in conoscenza che aiuterà a conseguire decisioni di business più adeguate. Il processo della BI generalmente risponde a cinque domande: cosa succede nella mia azienda?, perché succede questo?, cosa potrebbe accadere domani?, cosa dovrebbe fare il nostro team? E alla fine, che strada dobbiamo seguire?

Nella BI la gestione documentale è fondamentale giacché il processo di estrazione e trasformazione dei dati affinché si ottenga conoscenza , dipende in gran misura, della struttura dell’informazione e questo non è possibile senza un sistema di gestione documentale adeguato.

Business Process Management: conosciuto con l’acronimo BPM è una metodologia aziendale che cerca di ottimizzare e coordinare il flusso dei processi, l’accesso ai ricorsi e lo scambio di informazione tra i clienti interni ed esterni dell’organizzazione.

Per capire il concetto di BMP bisogna prima capire il concetto di processo di business. Un processo di business o processo aziendale è un insieme di azioni strutturate in cui intervengono diverse aree dell’organizzazione che cercano come risultato un obiettivo comune.

Applicare BP significa ridisegnare, ripensare e ristrutturare la miglior forma di fare le cose e focalizzare ogni processo come parte di una strategia aziendale globale. Tutti i processi e gli individui vanno verso lo stesso obiettivo. Le aziende implementano BPM dato che raggruppa una gran quantità di vantaggi: evita la ripetizione non necessaria di processi, previene ed elimina gli errori che accadono con determinata frequenza in un processo, rende più veloci i processi, apporta controllo ed esecuzione dei processi, rende possibile il miglioramento continuo e include elementi reali per misurare la produttività dei processi.

“A”

Termini della gestione documentale con A

Aggregation: la gestione dell’ECM (Enterprise Content Managment) o contenuto aziendale contiene le strategie, metodi e strumenti usati per la cattura, gestione, immagazzinamento, conservazione e distribuzione dei documenti riguardanti processi aziendali. L’aggregazione consiste nella combinazione di documenti che provengono da diverse applicazioni per unificare i dati e trasmetterli come una struttura unificata e con lo stesso formato.

La gestione documentale per le farmacie senza documenti cartacei

Relazioni, rapporti, ricette, prescrizioni ecc sono alcuni dei documenti con cui devono lavorare ogni giorni i dipendenti di una farmacia, soprattutto se c`è un volume significativo di vendite.

Con il passare dei giorni, questa quantità di documenti diventa una montagna di carta difficilmente gestibile. In questi casi, un sistema manuale di gestione documentale diventa inservibile. Gli sviluppi tecnologici e giuridici, e l’uso sempre più diffuso della ricetta elettronica spingono sempre più le aziende del settore sanitario e farmaceutico all’implementazione delle ultime tecnologie nella ricerca di sistemi più efficienti che controllino gli aspetti problematici della gestione dei documenti in questo tipo di organizzazioni.

Alcune farmacie hanno già effettuato l’implementazione dall’archivio di documenti cartacei all’archivio digitale, ma manca ancora l’implementazione di un sistema di gestione documentale affinché tutte le necessità vengano soddisfatte. Le aziende che offrono servizi sanitari hanno bisogno di sistemi di gestione documentale che:

• Garantiscano la gestione di volumi elevati di documenti e la impossibilita d’incorrere nella perdita di questi. Eliminare il disordine documentale.
• Offrano sicurezza e protezione tanto nell’accesso come nel trattamento dell’informazione confidenziale (come le cartelle cliniche e dati di pazienti in generale).
• Eliminino la duplicità di dati che posso presentarsi a causa del gran volume.
• Permettano l’approvazione di documenti e la revisione e controllo degli stessi.
• Siano intuitivi e di uso semplice per essere usati da tutto il personale della farmacia.
• Si adeguino alle normative e regolazioni concrete del settore in materia di trattamento dei dati confidenziali.

A tutte queste necessità, alcuni sistemi creati specificamente per le farmacie aggiungono altre soluzioni come: la categorizzazione e stoccaggio dei documenti riconoscendo ad esempio se si tratta di una ricetta o una cartella clinica, auto-etichettazione dei documenti per fare ricerche in funzione a termini concreti,  riconoscimento dei codici a barre per il recupero di dati e facilitare l’accesso a documenti, compatibilità con messaggi HL7 (Health Level Seven International), standard nel mondo della salute per intercambio elettronico d’informazioni, integrazione della firma digitale e molti altri  compiti.