La gestione documentale per le farmacie senza documenti cartacei

Relazioni, rapporti, ricette, prescrizioni ecc sono alcuni dei documenti con cui devono lavorare ogni giorni i dipendenti di una farmacia, soprattutto se c`è un volume significativo di vendite.

Con il passare dei giorni, questa quantità di documenti diventa una montagna di carta difficilmente gestibile. In questi casi, un sistema manuale di gestione documentale diventa inservibile. Gli sviluppi tecnologici e giuridici, e l’uso sempre più diffuso della ricetta elettronica spingono sempre più le aziende del settore sanitario e farmaceutico all’implementazione delle ultime tecnologie nella ricerca di sistemi più efficienti che controllino gli aspetti problematici della gestione dei documenti in questo tipo di organizzazioni.

Alcune farmacie hanno già effettuato l’implementazione dall’archivio di documenti cartacei all’archivio digitale, ma manca ancora l’implementazione di un sistema di gestione documentale affinché tutte le necessità vengano soddisfatte. Le aziende che offrono servizi sanitari hanno bisogno di sistemi di gestione documentale che:

• Garantiscano la gestione di volumi elevati di documenti e la impossibilita d’incorrere nella perdita di questi. Eliminare il disordine documentale.
• Offrano sicurezza e protezione tanto nell’accesso come nel trattamento dell’informazione confidenziale (come le cartelle cliniche e dati di pazienti in generale).
• Eliminino la duplicità di dati che posso presentarsi a causa del gran volume.
• Permettano l’approvazione di documenti e la revisione e controllo degli stessi.
• Siano intuitivi e di uso semplice per essere usati da tutto il personale della farmacia.
• Si adeguino alle normative e regolazioni concrete del settore in materia di trattamento dei dati confidenziali.

A tutte queste necessità, alcuni sistemi creati specificamente per le farmacie aggiungono altre soluzioni come: la categorizzazione e stoccaggio dei documenti riconoscendo ad esempio se si tratta di una ricetta o una cartella clinica, auto-etichettazione dei documenti per fare ricerche in funzione a termini concreti,  riconoscimento dei codici a barre per il recupero di dati e facilitare l’accesso a documenti, compatibilità con messaggi HL7 (Health Level Seven International), standard nel mondo della salute per intercambio elettronico d’informazioni, integrazione della firma digitale e molti altri  compiti.

Firma digitale in Europa nel 2011

L’Unione Europea nel suo arduo tentativo di potenziare un’Europa più moderna ha incluso la firma digitale come uno dei suoi obiettivi per far diventare l’Unione non solo più moderna ma anche più digitale. Per far ciò sono necessarie certe garanzie che richiedono un importante investimento in sicurezza.

La firma digitale è uno degli elementi principali per garantire l’autentificazione dei documenti legali e comunitari, per cui dal 1999 è stato creato un framework legale per la regolazione e utilizzo dei sistemi di e-Signature in Europa.

Tra il 1999 e il 2004 sono stati portati avanti tanti progressi significativi che si sono materializzati in un framework europeo di standardizzazione, che includeva l’European Electronic Signature Standardisation Initiative e altri 30 pre-standard che apportavano un’idea di quelli che sarebbero i requisiti richiesti ai sistemi di firma digitale.

Da questa data si sono state anche accettate normative comuni sulla protezione di dati e la interoperabilità, ma mancava ancora tanto per arrivare al quadro comune per cui nel 2008 è stato creato il Piano di Azione su la Firma Elettronica e la Identificazione Elettronica (e-signature & eID Action Plan 2009-2010).

Questo piano ha incluso pratiche comuni di supervisione di meccanismi di certificazione elettronica e guide per gli utenti, tra tanti altri progressi. Si deve anche segnalare l’importanza dell’elaborazione di una lista di prodotti certificati e affidabili per ogni Paese conosciuta come Trusted List.

Ancora non è stato stabilito un conteggio dei numeri di documenti nazionali elettronici che ci sono in Europa né quante firme elettroniche autorizzate ci sono, ma si sa che l’incremento dell’uso dei servizi di tramiti nelle Amministrazioni Pubblici e nell’e-commerce non fanno altro che aumentare costantemente.

Eurostat

Scopri di più sulla gestione documentale

Gestione documentale e sicurezza parte 2

Questo articolo completa il primo, dal titolo “La gestione documentale aumenta la sicurezza dell’informazione”, in cui dicevamo che un programma di gestione documentale è molto più sicuro che un archivio di documenti cartacei.

Un archivio elettronico è molto più conservabile di uno cartaceo giacché gli strumenti informatici permettono di clonarlo tutte le volte che si desidera. Questo è specialmente utile per proteggerlo dalle tante situazioni a rischio che menzionavamo nel primo post.

Ci sono altri pericoli meno dannosi ma ugualmente importanti o probabilmente di più giacché sono più frequenti. Questi problemi possono essere classificate in due gruppi diversi: manipolazioni senza permesso e problemi informatici. Le manipolazioni senza permesso possono consistere nella copia, alterazione o cancellazione di uno o vari documenti. I problemi informatici possono essere virus, avarie del hardware, problemi con il software ed intrusione di personale estraneo.
Le manipolazioni senza permesso sono difficili di evitare in un archivio cartaceo perche è o tutto o niente, è molto difficile sapere se un documento archiviato e conservato sotto chiave, insieme a tanti altri, è stato modificato. Un buon programma di gestione documentale permette di classificare facilmente il livello di sicurezza di ogni documento e conservare un report diario per sapere chi modifica, consulta o elimina che documento.

La firma digitale è una protezione specialmente raccomandata per tutte le aziende garantendo la non alterazione dei documenti.

Riguardo ai problemi informatici che tanto preoccupano i difensori dei documenti cartacei, non c’è scusa valida per non avere un sistema di realizzazione di copie automatiche di sicurezza. Alcuni di questi programmi permettono di immagazzinare una copia fuori dall’ufficio in un server remoto.

Si deve fare un’installazione a misura conforme alle misure di sicurezza che si vogliono implementare in quanto c’è un programma di gestione documentale giusto per ogni esigenza.

La gestione documentale aumenta la sicurezza dell’informazione

I motivi per cui un’azienda può decidere di implementare un sistema di gestione documentale sono molti, e generalmente si relazionano con il risparmio di spazio (da metri quadri pieni di carta a un piccolo hard disk nel server), o la miglior gestione dei documenti (classificarli efficacemente e sapere sempre dove localizzarli). Oggi ci soffermeremo sulla sicurezza dell’informazione.

I programmi di gestione documentale sono molto più sicuri degli archivi di documenti cartacei. La gente ha paura di affidare tutti i suoi documenti importanti a un computer per il rischio di virus, la possibilità che si rompa, che acceda ad essi qualche persona indesiderata, ecc. Ma vediamo i rischi che si possono correre e che possono coinvolgere i documenti e le aziende.

Fuoco: la possibilità è molto bassa ma il danno potenziale è la perdita di tutti i documenti. Le misure che si possono adottare sono nulle giacché nonostante l’installazione di rilevatori di fumo o estintori non si potrà evitare il danno; l’unica soluzione è avere un duplicato di tutti i documenti. Per un’azienda che ha tutti i documenti cartacei è impossibile avere un duplicato, invece un’azienda con un programma di gestione documentale avrà tutti i documenti salvati in un unico server che ogni sera automaticamente farà una copia di sicurezza in un disco esterno.

Allagamento: non riferito a un’inondazione totale ma a una possibile perdita, questo problema è più frequente e allo stesso modo che nel caso del fuoco si possono perdere i documenti cartacei o immagazzinati in un computer; la possibilità di avere una copia nel primo caso è impossibile ma nel secondo è molto semplice e automatico se i documenti sono gestiti da un programma di gestione documentale.

Furto dei documenti o computer: quest’ipotesi è più possibile, i ladri possono rubare i computer e anche gli hard disk che contengono l’informazione. Le misure che si possono applicare nel caso dei documenti elettronici sono molto superiori. La protezione dei documenti uno a uno è complicata giacché una password li può proteggere da un utente normale ma non da un hacker professionale, l’unico modo quindi è firmare i documenti elettronicamente e personalizzare il livello di protezione.

Perdita: questo problema è meno dannoso di un incendio ma molto più importante data la frequenza con cui può accadere. I documenti si possono perdere molto facilmente non solo per strada o dimenticandoli in un taxi, ma anche dentro il proprio ufficio. I programmi di gestione documentale risolvono totalmente questo problema. Introducendo una parola chiave nel titolo, descrizione o cartella, il documento appare immediatamente.